Swapnika Nag
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Jan 13, 2024
¿Estás abrumado por una avalancha de mensajes, chats y grupos de WhatsApp?
¿Olvidas consultas y tareas importantes que te dejan frustrado?
¿Y si pudieras tomar el control y agilizarlo todo?
Periskope te ofrece ahora Reglas de automatización para grupos, chats y comunidades de WhatsApp. Esta potente función incluye respuestas automáticas, tickets automáticos, asignación automática y notificaciones automáticas para agilizar los flujos de trabajo y aumentar la productividad como nunca antes.
Lo que es más, usted no necesita una API de WhatsApp Business para la automatización-esto funciona perfectamente con cualquier número de WhatsApp regular.
Ahora, vamos a sumergirnos en las reglas de automatización y explorar los increíbles casos de uso que desbloquean para empresas y equipos.
¿Qué son las reglas de automatización?
Las reglas de automatización son acciones predefinidas que se activan automáticamente en función de condiciones específicas dentro de sus grupos, chats o comunidades de WhatsApp. Permiten a las empresas configurar flujos de trabajo personalizados que ahorran tiempo, garantizan respuestas puntuales y crean experiencias de cliente fluidas.
Estas son algunas de las acciones que puedes automatizar con la nueva función de Periskope:
Respuestas automáticas: Responda al instante a las consultas de los clientes o a los mensajes de grupo con respuestas preconfiguradas.
Tickets automatizados: Cree automáticamente tickets para las consultas entrantes, garantizando que ningún problema del cliente quede sin seguimiento.
Asignación de chats y tickets: Distribuya chats y tickets a los miembros del equipo adecuados en función de criterios predefinidos.
Notificaciones automáticas: Automatice las notificaciones por correo electrónico, WhatsApp, etc., para garantizar que no se pierdan los mensajes y consultas importantes.
Las reglas de automatización están diseñadas para reducir la intervención manual y mantener sus flujos de trabajo de WhatsApp funcionando sin problemas, 24/7.
Mensajes y respuestas automáticos en WhatsApp
Las respuestas automáticas son esenciales para proporcionar una comunicación rápida y coherente. Estos son los escenarios en los que las respuestas automáticas pueden marcar la diferencia:
Respuestas automáticas para cada mensaje: Cuando los clientes solicitan asistencia, esperan recibir un acuse de recibo. Con esta regla, puede enviar respuestas a cada mensaje automáticamente. Esto es especialmente útil para grupos de WhatsApp o chats con mucho tráfico, ya que garantiza que ningún mensaje pase desapercibido: Un simple «¡Gracias por ponerte en contacto! Nuestro equipo se pondrá en contacto con usted en breve» puede crear expectativas en el cliente y tranquilizarlo.
Respuestas automáticas si los mensajes contienen determinadas palabras: Si los mensajes de los clientes contienen palabras clave específicas como «factura», «urgente» o «precios», puede configurar respuestas automatizadas para que se dirijan a ellos directamente. Esto ayuda a dirigir las consultas de forma más eficaz o a proporcionar información instantánea: Un mensaje que contenga «factura» podría desencadenar la respuesta «¿Podría compartir su ID de pedido? Le enviaremos la factura en breve».
Respuestas automáticas fuera del horario comercial: No todas las empresas funcionan 24 horas al día, 7 días a la semana, pero las consultas de los clientes suelen llegar a cualquier hora. Con esta regla, puede enviar respuestas fuera del horario comercial para que los clientes sepan cuándo pueden esperar una respuesta. Ejemplo: «¡Gracias por su mensaje! Nuestro equipo de soporte está disponible de 9 de la mañana a 6 de la tarde. Le responderemos en cuanto volvamos a estar en línea».
Respuestas automáticas para mensajes de determinados contactos: Dar prioridad a los mensajes de clientes o partes interesadas clave ya no supone ningún esfuerzo. Esta regla le permite enviar respuestas personalizadas a mensajes de contactos específicos: Para los clientes de gran valor, puede configurar una respuesta del tipo «¡Gracias por ponerse en contacto! Su mensaje se ha marcado como prioritario y le responderemos en breve».
Tickets y tareas automatizadas en WhatsApp
Las reglas de automatización pueden convertir sin problemas los mensajes entrantes en tickets de soporte. De este modo se garantiza el registro y seguimiento de todas las consultas de los clientes, minimizando el riesgo de descuidos.
Tickets automáticos cuando los mensajes contienen ciertas palabras: Cree tickets automáticos cuando los mensajes contengan palabras específicas como «emergencia» o «urgente». Así se garantiza que los problemas críticos se marquen y se controlen al instante: Un mensaje con la palabra «urgente» podría activar una regla para crear un ticket y asignarlo al equipo apropiado para una acción inmediata.
Tickets automatizados para consultas de clientes: Periskope AI puede marcar automáticamente cualquier consulta de un cliente externo. Ahora puede configurar reglas para crear automáticamente tickets para cada mensaje marcado, asegurándose de que ninguna consulta del cliente se quede en el tintero.Ejemplo: Una consulta marcada podría activar un ticket con etiquetas como «consulta del cliente» y asignarlo al equipo de soporte.
Tickets automatizados en caso de incumplimiento del SLA: Si una consulta de un cliente marcada por Periskope AI no tiene respuesta dentro de un SLA establecido (por ejemplo, 15 minutos o 1 hora), se puede crear automáticamente un ticket para garantizar un seguimiento oportuno.Ejemplo: Si una consulta permanece sin respuesta dentro del SLA, se crea un ticket y se escala al equipo de soporte senior para su resolución inmediata.
Chat automático y asignación de tickets
Asignar los chats y tickets correctos a los miembros adecuados del equipo es crucial para la eficiencia. Las Reglas de Automatización pueden distribuirlos como:
Autoasignar Chats de forma Round Robin: ¿Desea asignar automáticamente cualquier nuevo chat de cliente a todos los agentes disponibles? Sólo tiene que elegir la asignación de round-robin en las reglas de automatización de Periskope: Cada nuevo chat entrante se distribuye uno a uno a los agentes en un orden rotatorio, asegurando una carga de trabajo uniforme.
Asignación automática de chats basada en palabras clave: Asigne chats con palabras clave específicas a determinados equipos para garantizar que los equipos correctos estén en bucle en cualquier momento.Ejemplo: Los mensajes que contienen «facturación» se asignan al equipo financiero, mientras que los mensajes de «problema técnico» se dirigen al equipo de soporte técnico.
Asignación automática de tickets: Tan pronto como se crean los tickets, puede asignarlos de forma rotatoria o basándose en palabras clave a diferentes equipos como tecnología, operaciones o ventas.Ejemplo: Los tickets marcados como consultas de «ventas» se enrutan al equipo de ventas, mientras que los tickets de «informe de errores» se asignan al equipo técnico para su resolución.
Notificaciones automáticas
Las notificaciones automatizadas te permiten estar al tanto de las tareas críticas en todos tus grupos y chats de WhatsApp avisándote en los momentos adecuados.
Correos electrónicos automatizados (o mensajes de WhatsApp) cuando se incumplen los SLA: Si se incumplen los SLA de respuesta al cliente, puede ser importante que se notifique al equipo de liderazgo. Ejemplo: Cuando la respuesta a una consulta de un cliente supera el SLA, se envía un correo electrónico al líder del equipo para que tome medidas inmediatas.
Correos electrónicos / mensajes de WhatsApp automatizados cuando se mencionan ciertas palabras: Si desea que se le notifique cuando alguien diga «infeliz», «emergencia» o «ayuda», ahora puede hacerlo.Ejemplo: Un mensaje que contenga «emergencia» desencadena una notificación por correo electrónico al equipo de soporte y escala el problema.
Notificaciones automáticas cuando un contacto prioritario envía mensajes: Es posible que desee saber cuándo un cliente clave o un director general con el que está tratando le ha enviado un mensaje en cualquier grupo o chat. Con Periskope, ahora puede configurar una notificación para cualquier evento de este tipo.Ejemplo: Cuando un contacto prioritario envía un mensaje, el sistema te lo notifica por correo electrónico o WhatsApp para que lo atiendas inmediatamente.
Por qué son importantes las reglas de automatización
¿Te sientes sepultado bajo un sinfín de mensajes, tareas y chats de WhatsApp? Las reglas de automatización están aquí para aliviar la carga y poner orden en el caos. He aquí cómo alivian tu carga de WhatsApp y gestionan las tareas críticas sin esfuerzo:
Ahorra tiempo: Olvídese de las respuestas manuales y las acciones repetitivas. Las reglas de automatización trabajan las veinticuatro horas del día para ocuparse del trabajo pesado, liberándole para que pueda centrarse en lo que realmente importa.
Mejore la precisión: Se acabaron los mensajes perdidos y las tareas olvidadas. La automatización garantiza que todos los flujos de trabajo se ejecuten a la perfección, en todo momento.
Aumente la productividad: Al ocuparse de tareas importantes pero que consumen mucho tiempo, las Reglas de Automatización dan a su equipo el ancho de banda para mantenerse al tanto de las prioridades.
Agilice la comunicación: Mantenga cada conversación organizada y receptiva con reglas que garantizan respuestas y actualizaciones puntuales.
Con las reglas de automatización, la gestión de WhatsApp nunca ha sido tan sencilla: ¡adiós al agobio y hola a la eficiencia!
Introducción a las reglas de automatización
Solo tienes que registrarte en Periskope, conectar tu WhatsApp y configurar las reglas de automatización. También puedes reservar una demo para que nuestro equipo te haga una demostración.
