Anjali Pandey
Hay una pregunta que debería decidir qué bandeja de entrada compartida de WhatsApp eliges.
¿Empiezas de cero, o ya tienes clientes que te escriben?
Lo que necesitas es lo mismo en ambos casos. Todo el equipo sobre los mismos números, cada chat con un responsable, y nada parado porque dos personas dieron por hecho que lo llevaba la otra.
El camino sí cambia.
Por un lado está la API de WhatsApp Business. Necesitas un número verificado por Meta, o sea, uno nuevo.
Por otro lado están las herramientas que se conectan a los números de WhatsApp o WhatsApp Business que ya usas. Tus conversaciones se vienen contigo. Tus grupos también. Los clientes siguen escribiendo al mismo número de siempre, y tu equipo simplemente aparece dentro.
La buena noticia es que esta lista cubre los dos caminos.
Comparamos cinco bandejas de entrada compartidas de WhatsApp para empresas en Reino Unido, Alemania, Francia, España y el resto de la UE, por precio y por cuántas personas y números admite cada una.
Las cinco cumplen el RGPD. También anotamos dónde guarda tus datos cada una, para que elijas la que encaja con tu empresa.
TL;DR: las cinco herramientas de un vistazo
Herramienta | Ideal para | Funciona con números existentes | Grupos de WhatsApp | Precio inicial |
|---|---|---|---|---|
Periskope | Equipos que mantienen los números a los que ya escriben sus clientes | Sí, escaneando un código QR | Grupos existentes | Desde $25/licencia/mes |
Trengo | WhatsApp junto al correo y el chat en vivo | No, solo API | No compatible | Desde €299/mes |
Superchat | Equipos pequeños que envían newsletters y campañas por WhatsApp | Sí (Coexistence) | No compatible | Gratis, después desde €89/mes |
Respond.io | Ventas y soporte omnicanal | Sí (Coexistence) | No compatible | Desde $79/mes |
Wati | Campañas de difusión sobre la API | No, solo API | Solo API de Grupos, no grupos existentes | Desde $59/mes |
Qué mirar en una bandeja de entrada compartida de WhatsApp en Europa
Para un equipo europeo, casi siempre se reduce a dos cosas: quién ve qué, y dónde acaban los datos.
1. De quién es cada conversación
En cuanto varias personas responden desde el mismo número de WhatsApp, la pregunta útil deja de ser quién puede responder y pasa a ser quién está respondiendo. Dos agentes contestan al mismo cliente, un tercero asume que ya está resuelto, y nadie se entera hasta que el cliente insiste molesto.
Una bandeja compartida lo arregla con:
✓ Un acceso propio para cada miembro del equipo, no un móvil compartido
✓ Cada chat asignado a una persona con nombre y apellidos
✓ Notas internas que los clientes nunca ven
✓ Una vista en vivo de todo lo que sigue sin respuesta
2. Qué pasa con el historial cuando alguien se va
En un móvil, la conversación se marcha con el empleado. Eso es un problema de registros antes que un problema de software. En Alemania, Francia y Países Bajos también es laboral, porque los comités de empresa tienen voz sobre cómo se supervisan y guardan las comunicaciones del personal.
Dos cosas que conviene probar antes de firmar nada:
→ ¿Puede un responsable abrir una conversación de hace ocho meses sin pedírsela a quien la gestionó?
→ ¿Sobrevive el historial a la salida de esa persona?
3. Si hace falta la API de WhatsApp Business
Las herramientas basadas en API necesitan un número dedicado al que ningún cliente haya escrito antes. Aprobación de plantillas, coste por mensaje, y los grupos existentes se quedan fuera.
Las herramientas de dispositivo vinculado se conectan escaneando un código QR a los números de WhatsApp o WhatsApp Business que el equipo ya usa. El historial y los grupos se vienen contigo. Así es como los equipos usan WhatsApp para empresas sin API.
Algunas plataformas de API ofrecen Coexistence, que se monta sobre un número existente de la app WhatsApp Business. Trae los chats individuales, y deja atrás los grupos, las llamadas, los estados y el historial completo.
4. Dónde se guardan los datos de las conversaciones, y bajo qué mecanismo de transferencia
Muchas guías de proveedores dicen que el alojamiento en la UE es obligatorio. No lo es.
El RGPD permite que los datos personales salgan del EEE cuando los cubre un mecanismo de transferencia válido. Las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea mediante la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914 son exactamente eso, y Reino Unido tiene su propio International Data Transfer Addendum para lo mismo.
Cinco preguntas que vale la pena hacerle a un proveedor antes de firmar:
¿Hay un contrato de encargo del tratamiento firmado y legible antes de comprar?
¿Qué mecanismo de transferencia nombra?
¿Está publicada la lista de subencargados, con aviso previo antes de cambiarla?
¿Está la plataforma certificada en un estándar reconocido como ISO/IEC?
¿Con qué rapidez se borran los datos cuando se piden, y lo certifican por escrito?
📌 El RGPD no exige alojamiento en la UE. Exige una base legal, un mecanismo de transferencia aprobado como las cláusulas contractuales tipo, y medidas de seguridad adecuadas al riesgo. Un proveedor que aloja fuera del EEE y nombra su mecanismo de transferencia en un contrato firmado está en mejor posición que uno que dice "servidores en la UE" y no publica nada.
5. Si los grupos de WhatsApp existentes se vienen contigo
Los equipos que trabajan con grupos de clientes suelen descubrir esto tarde.
La API de Grupos de WhatsApp crea grupos dentro de la plataforma. Los limita a 8 participantes frente a los 1.024 de un grupo normal, exige una Official Business Account, y no puede importar los grupos que un equipo ya tiene.
Un servicio de soporte que funciona sobre grupos de clientes no puede usarla.
5 bandejas de entrada compartidas de WhatsApp para empresas europeas
1. Periskope
Periskope es la única de esta lista que funciona sobre los números que el equipo ya tiene. Escaneas un código QR y cada chat, cada grupo y todo el historial están ahí desde el primer minuto, sin número nuevo y sin dejar nada atrás.
En materia de RGPD, Periskope cumple el RGPD y está certificada en ISO/IEC 27001, con un contrato de encargo publicado que cubre las cláusulas contractuales tipo de la UE y el International Data Transfer Addendum británico. Los datos de clientes se borran cuando se solicita, y dentro de los 30 días siguientes al fin del contrato.
Más de 5.000 empresas en más de 50 países trabajan sobre la plataforma.
Funciones principales
Chats y grupos juntos: los grupos de WhatsApp existentes conviven con las conversaciones individuales, buscables en un solo sitio.
Sin límite de números: todos tus números de WhatsApp en una bandeja, sin tope.
Tickets con SLA: abre un ticket desde un mensaje de grupo o un chat directo, fija un SLA, y deja que escale solo cuando se incumpla.
IA y automatización: marca los mensajes importantes, asigna chats automáticamente, escala las conversaciones atascadas y pasa las consultas repetitivas a un agente de IA que además actúa.
Llamadas de WhatsApp: llama desde los números conectados y luego repasa grabaciones, transcripciones y resúmenes de IA.
Analítica e integraciones: mide tiempos de respuesta y rendimiento del equipo. Conecta HubSpot, Freshdesk, Zoho Desk, Google Sheets y Zapier, además de APIs abiertas, webhooks y un servidor MCP.
Precios: desde $25 por licencia al mes en Starter, o $15 con facturación anual. Pro cuesta $35 al mes, $25 en anual.
Ventajas | Desventajas |
|---|---|
Funciona sobre los números de WhatsApp que el equipo ya usa, sin API | Los números que ya están en la API de WhatsApp Business no se pueden conectar por código QR |
Sin límite de números conectados | Sin difusión por plantillas, así que las campañas masivas necesitan otra solución |
Los grupos de WhatsApp existentes se vienen, con tickets y SLA | Está construida alrededor de WhatsApp, no es una bandeja multicanal para correo o chat en vivo |
Asignación automática, reglas de escalado y un agente de IA para consultas repetitivas | |
Tiempos de respuesta y rendimiento medidos por agente | |
Cumple el RGPD, certificada en ISO/IEC 27001, contrato de encargo publicado |
Periskope encaja con equipos europeos de ventas, soporte y operaciones que ya trabajan en WhatsApp y necesitan control sin cambiar de números.
→ ¿Quieres verlo con tus propios números? Empieza una prueba gratuita de 14 días y conecta tu primer número en pocos minutos.
Try Periskope
Gestiona grupos, chats y números de WhatsApp a escala
2. Trengo
Trengo es una plataforma neerlandesa de atención al cliente con sede en Utrecht. Reúne WhatsApp con el correo, el chat en vivo y las redes sociales en una sola bandeja. Trengo funciona sobre AWS y aplica las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea para las transferencias fuera del EEE.
Funciones principales
Bandeja omnicanal: WhatsApp, correo, chat en vivo, Facebook e Instagram en una misma vista.
Automatización de flujos: reglas, asignación automática y AI Journeys para el enrutado.
Trabajo en equipo: comentarios internos, asignación y vistas compartidas.
Informes: volumen de conversaciones, tiempos de respuesta y actividad de agentes.
Precios: Boost cuesta €299 al mes con facturación anual, o €349 mes a mes, con 10 usuarios y 6.000 conversaciones al año. Pro son €499 en anual o €599 mensual, con 20 usuarios. Los usuarios extra cuestan entre €25 y €50 cada uno. La IA suma de €0,25 a €0,30 por conversación.
Ventajas | Desventajas |
|---|---|
Empresa europea, precios en euros | Límite de conversaciones en todos los planes, con exceso facturado por cada 100 |
Varios canales además de WhatsApp | El precio de entrada más alto de esta lista |
Número generoso de usuarios incluidos | No admite grupos de WhatsApp existentes |
Trengo encaja con equipos europeos que atienden WhatsApp junto al correo y el chat en vivo en la misma cola.
3. Superchat
Superchat es una plataforma de mensajería con sede en Berlín. Cubre WhatsApp junto a otros canales, con un plan gratuito que le sirve a un equipo pequeño para probar antes de comprometerse. Superchat guarda los datos de clientes en servidores de la UE en Fráncfort y está certificada en ISO 27001.
Funciones principales
Bandeja multicanal: WhatsApp, Instagram, Facebook, correo y SMS.
Newsletters y campañas: mensajes de difusión con segmentación de contactos.
Agentes de IA: disponibles a partir del plan Professional.
Automatizaciones: incluidas en todos los planes de pago, con más alcance según el nivel.
Precios: gratis para 1 puesto, 1 número de WhatsApp y 30 contactos al mes. Basic €89 para 3 puestos, Professional €149 para 6 puestos y 2 números, Advanced €299 para 12 puestos y 4 números. Permanencia mínima de 12 meses. Las conversaciones iniciadas por la empresa cuestan entre €0,05 y €0,11.
Ventajas | Desventajas |
|---|---|
Plan gratuito para empezar, precios en euros | Números de WhatsApp limitados según el plan, de 1 a 4 |
Mucho reconocimiento en el mercado alemán | Permanencia mínima de 12 meses en los planes de pago |
Alojamiento en la UE en Fráncfort, certificada en ISO 27001 | Los agentes de IA solo desde el plan Professional |
Superchat funciona para equipos pequeños que envían newsletters y campañas por WhatsApp y se manejan dentro de sus límites de números.
4. Respond.io
Respond.io es una plataforma conversacional omnicanal para equipos de ventas y soporte, con sede en Kuala Lumpur. Respond.io está certificada en ISO 27001, publica un Data Protection Addendum y aloja los datos en AWS en varias regiones.
Funciones principales
Bandeja compartida: asignación, colaboración y enrutado entre canales.
Automatización de flujos: seguimientos, enrutado y tareas repetitivas.
Agentes de IA: consultas rutinarias y cualificación de leads.
Integraciones con CRM: conecta las conversaciones con los sistemas que ya usas.
Precios: Starter desde $79 al mes, Growth $159, Advanced $279. La facturación escala con el número de contactos a los que escribes, y los cargos de mensajes de WhatsApp van aparte. Prueba gratuita de 7 días.
Ventajas | Desventajas |
|---|---|
La cobertura de canales más amplia de esta lista | Los grupos de WhatsApp no están disponibles en la bandeja |
Admite Coexistence con la app de WhatsApp Business | Coexistence deja fuera grupos, llamadas y estados |
Automatización e informes maduros | Cargos de mensajes aparte |
Respond.io encaja con equipos donde WhatsApp es un canal más y no el principal.
5. Wati
Wati es una plataforma de la API de WhatsApp Business construida alrededor de la difusión, la automatización y una bandeja compartida. Wati respalda los datos de clientes en Google Cloud y permite elegir la ubicación de alojamiento en sus planes dedicados.
Funciones principales
Bandeja de equipo: varios agentes sobre un número de la API de WhatsApp Business.
Difusiones: campañas con plantillas y segmentación.
Creador de chatbots: flujos sin código y disparadores de automatización.
Integraciones: HubSpot en Pro, Salesforce en Business.
Precios: Growth $59 al mes con facturación anual y 3 usuarios, Pro $119 con 5 usuarios, Business $279 con 5 usuarios. Los usuarios extra cuestan entre $39 y $89. Los cargos por mensaje van aparte según la tarifa de Wati.
Ventajas | Desventajas |
|---|---|
Creador de chatbots sin código en todos los planes | Necesita un número dedicado de la API de WhatsApp Business |
Difusión y campañas potentes | Solo admite la API de Grupos de WhatsApp: se pueden crear grupos nuevos, pero no importar los grupos de clientes existentes |
Amplia biblioteca de integraciones en los planes altos | El coste por usuario sube rápido a partir de 5 puestos |
Wati encaja con equipos cuyo trabajo principal en WhatsApp son las campañas salientes y no las conversaciones en equipo.
¿Qué bandeja de entrada compartida de WhatsApp deberías elegir?
Periskope es la mejor opción para equipos europeos que ya llevan ventas, soporte u operaciones sobre números de WhatsApp que sus clientes conocen.
Todas las demás herramientas de esta lista necesitan la API de WhatsApp Business. Un número nuevo, aprobación de plantillas y coste por mensaje antes de que nadie escriba nada. Respond.io y Superchat ofrecen Coexistence sobre un número existente de la app WhatsApp Business, y ese camino deja atrás los grupos, las llamadas, los estados y el historial completo.
Periskope conecta cualquier número capaz de escanear un código QR, sin tope.
Los grupos son la segunda razón. Grupos de clientes, canales de cuenta y grupos de proyecto siguen exactamente igual, con asignación, tickets y SLA encima. La API de Grupos de WhatsApp en la que se apoyan otras plataformas crea grupos dentro de la plataforma, los limita a 8 participantes, y no puede importar los que ya existen.
En cumplimiento, Periskope publica justo lo que va a pedir un departamento de compras en Alemania, Francia o Reino Unido:
✓ Certificación ISO/IEC 27001
✓ Un contrato de encargo firmado que nombra las cláusulas contractuales tipo y el International Data Transfer Addendum británico
✓ Una lista pública de subencargados, con 15 días de aviso antes de cualquier cambio
✓ Datos borrados cuando se solicitan, y dentro de los 30 días siguientes al fin del contrato
Dos excepciones honestas. Un equipo que necesita WhatsApp en la misma cola que el correo y el chat en vivo estará mejor con Trengo. Un equipo pequeño cuyo trabajo principal en WhatsApp son las newsletters y las campañas, moviéndose entre uno y cuatro números, encontrará en Superchat una opción cómoda.
→ ¿Llevas WhatsApp en equipos de ventas y soporte en Reino Unido, Alemania, Francia, Italia o España? Reserva una demo y repasamos juntos tus números, tus grupos y tus dudas sobre el contrato de encargo.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuál es la mejor bandeja de entrada compartida de WhatsApp conforme al RGPD para empresas europeas?
Periskope. Tiene certificación ISO/IEC 27001, publica un contrato de encargo firmado que nombra las cláusulas contractuales tipo y el International Data Transfer Addendum británico, lista sus subencargados con 15 días de aviso antes de cualquier cambio, y borra los datos de clientes cuando se solicita.
2. ¿Qué herramienta de bandeja compartida usan las empresas alemanas para el soporte por WhatsApp?
Superchat es la más reconocida en Alemania y encaja con equipos que se mueven entre uno y cuatro números de WhatsApp. Los equipos alemanes con más números, o que trabajan dentro de grupos de clientes, están mejor servidos con Periskope, que no pone tope a los números conectados y mantiene intactos los grupos de WhatsApp existentes.
3. ¿Qué herramienta usan las marcas de ecommerce británicas para WhatsApp?
Periskope, para las marcas que quieren conservar los números a los que ya escriben sus clientes. Se conecta escaneando un código QR, sin necesidad de un número de la API de WhatsApp Business, y cubre las transferencias al Reino Unido con el International Data Transfer Addendum incluido en su contrato de encargo. Wati y Respond.io son las alternativas basadas en API, y ambas piden un número nuevo.
4. ¿Qué herramienta funciona mejor para equipos de soporte en Países Bajos?
Trengo es la opción neerlandesa, de capital europeo y con sede en Utrecht, y gestiona WhatsApp junto al correo y el chat en vivo. Los equipos neerlandeses cuyo soporte vive dentro de grupos de WhatsApp deberían mirar Periskope, porque Trengo no admite conversaciones de grupo existentes.
5. ¿Qué herramienta funciona mejor para equipos de soporte en España e Italia?
Periskope. Los equipos de retail y servicios en Madrid, Barcelona y Milán suelen manejar varios números de WhatsApp entre tiendas y comerciales, y Periskope los conecta todos en una bandeja, sin límite. Los grupos de clientes existentes se vienen contigo, con asignación, tickets y SLA encima.
6. ¿Pueden dos personas compartir una cuenta de WhatsApp Business?
No del todo, al menos solo con la app. WhatsApp Business permite unos pocos dispositivos vinculados, sin asignación, sin notas internas y sin registro de quién respondió. Una bandeja compartida le da a cada persona su propio acceso sobre el mismo número, y cada chat tiene un responsable.
7. ¿Está permitido WhatsApp en Europa?
Sí. WhatsApp es la app de mensajería más usada en la mayor parte de Europa y las empresas la utilizan legalmente todos los días. Las obligaciones recaen en la empresa: una base legal para las conversaciones, una política de privacidad que nombre el canal, un contrato de encargo firmado con el proveedor de la bandeja, y un plazo de conservación que se aplique de verdad.
