Anjali Pandey
C'è una domanda che dovrebbe decidere quale casella di posta condivisa WhatsApp scegli.
Parti da zero, o hai già clienti che ti scrivono?
Quello che ti serve è lo stesso in entrambi i casi. Tutto il team sugli stessi numeri, ogni chat assegnata a qualcuno, e niente che resta fermo perché due persone hanno dato per scontato che se ne occupasse l'altra.
La strada però cambia.
Da una parte c'è l'API di WhatsApp Business. Serve un numero verificato da Meta, quindi un numero nuovo.
Dall'altra ci sono gli strumenti che si collegano ai numeri WhatsApp o WhatsApp Business che già usi. Le conversazioni ti seguono. Anche i gruppi. I clienti continuano a scrivere allo stesso numero di sempre, e il tuo team semplicemente compare lì dentro.
La buona notizia è che questa lista copre entrambe.
Abbiamo confrontato cinque caselle di posta condivise WhatsApp per aziende nel Regno Unito, in Germania, Francia, Spagna e in tutta l'UE, su prezzo e su quante persone e quanti numeri gestisce ciascuna.
Tutte e cinque sono conformi al GDPR. Abbiamo anche annotato dove ciascuna conserva i tuoi dati, così scegli quella giusta per la tua azienda.
TL;DR: i cinque strumenti a colpo d'occhio
Strumento | Ideale per | Funziona sui numeri esistenti | Gruppi WhatsApp | Prezzo di partenza |
|---|---|---|---|---|
Periskope | Team che vogliono tenere i numeri a cui i clienti già scrivono | Sì, con scansione QR | Gruppi esistenti | Da $25/licenza/mese |
Trengo | WhatsApp insieme a email e live chat | No, solo API | Non supportati | Da €299/mese |
Superchat | Piccoli team che inviano newsletter e campagne WhatsApp | Sì (Coexistence) | Non supportati | Gratis, poi da €89/mese |
Respond.io | Vendite e assistenza omnicanale | Sì (Coexistence) | Non supportati | Da $79/mese |
Wati | Campagne broadcast sull'API | No, solo API | Solo API Gruppi, non i gruppi esistenti | Da $59/mese |
Cosa guardare in una casella di posta condivisa WhatsApp in Europa
Per un team europeo si riduce quasi sempre a due cose: chi vede cosa, e dove finiscono i dati.
1. Di chi è ogni conversazione
Appena più persone rispondono dallo stesso numero WhatsApp, la domanda utile non è più chi può rispondere ma chi sta rispondendo. Due operatori scrivono allo stesso cliente, un terzo dà per scontato che sia gestito, e nessuno se ne accorge finché il cliente non torna a scrivere spazientito.
Una casella condivisa lo risolve con:
✓ Un accesso separato per ogni persona del team, non un telefono in comune
✓ Ogni chat assegnata a una persona con nome e cognome
✓ Note interne che i clienti non vedono mai
✓ Una vista in tempo reale di tutto ciò che è ancora senza risposta
2. Che fine fa lo storico quando qualcuno se ne va
Su un telefono, la conversazione esce dall'azienda insieme al dipendente. È un problema di conservazione dei dati prima che di software. In Germania, Francia e Paesi Bassi è anche una questione di lavoro, perché i consigli aziendali hanno voce in capitolo su come le comunicazioni dei dipendenti vengono monitorate e conservate.
Due cose da verificare prima di firmare qualsiasi cosa:
→ Un responsabile può aprire una conversazione di otto mesi fa senza chiederla a chi l'ha gestita
→ Lo storico sopravvive all'uscita di quella persona
3. Serve davvero l'API di WhatsApp Business
Gli strumenti basati su API richiedono un numero dedicato a cui nessun cliente abbia mai scritto. Approvazione dei template, costi per messaggio, e i gruppi esistenti restano fuori.
Gli strumenti a dispositivo collegato si connettono con una scansione QR ai numeri WhatsApp o WhatsApp Business che il team già usa. Storico e gruppi arrivano insieme. È così che i team usano WhatsApp per le aziende senza API.
Alcune piattaforme API offrono la Coexistence, che si appoggia a un numero esistente dell'app WhatsApp Business. Porta con sé le chat individuali, e lascia indietro gruppi, chiamate, stati e storico completo.
4. Dove vengono conservati i dati delle conversazioni, e con quale meccanismo di trasferimento
Molte guide dei fornitori dicono che l'hosting nell'UE è obbligatorio. Non lo è.
Il GDPR consente ai dati personali di uscire dallo SEE quando li copre un meccanismo di trasferimento valido. Le clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea con la decisione di esecuzione (UE) 2021/914 sono esattamente questo, e il Regno Unito ha il suo International Data Transfer Addendum per lo stesso scopo.
Cinque domande da fare a un fornitore prima di firmare:
Esiste un accordo sul trattamento dei dati firmato e leggibile prima dell'acquisto
Quale meccanismo di trasferimento indica
L'elenco dei sub-responsabili è pubblicato, con preavviso prima delle modifiche
La piattaforma è certificata secondo uno standard riconosciuto come ISO/IEC
In quanto tempo i dati vengono cancellati su richiesta, e lo certificano per iscritto
📌 Il GDPR non impone l'hosting nell'UE. Impone una base giuridica, un meccanismo di trasferimento approvato come le clausole contrattuali tipo, e misure di sicurezza proporzionate al rischio. Un fornitore che ospita fuori dallo SEE e indica il proprio meccanismo di trasferimento in un accordo firmato è su un terreno più solido di uno che dice "server europei" e non pubblica nulla.
5. Se i gruppi WhatsApp esistenti arrivano insieme
I team che lavorano con gruppi di clienti se ne accorgono quasi sempre tardi.
L'API Gruppi di WhatsApp crea gruppi dentro la piattaforma. Li limita a 8 partecipanti contro i 1.024 di un gruppo normale, richiede un Official Business Account, e non può importare i gruppi che un team già gestisce.
Un servizio di assistenza che vive sui gruppi dei clienti non può usarla.
5 caselle di posta condivise WhatsApp per aziende europee
1. Periskope
Periskope è l'unico strumento di questa lista che funziona sui numeri che il team ha già. Scansioni un codice QR e ogni chat, ogni gruppo e tutto lo storico sono lì dal primo minuto, senza numero nuovo e senza lasciare niente indietro.
Sul fronte GDPR, Periskope è conforme al GDPR e certificata ISO/IEC 27001, con un accordo sul trattamento dei dati pubblicato che copre le clausole contrattuali tipo dell'UE e l'International Data Transfer Addendum britannico. I dati dei clienti vengono cancellati su richiesta, ed entro 30 giorni dalla fine del contratto.
Più di 5.000 aziende in oltre 50 Paesi lavorano sulla piattaforma.
Funzioni principali
Chat e gruppi insieme: i gruppi WhatsApp esistenti stanno accanto alle conversazioni individuali, tutto ricercabile in un unico posto.
Nessun limite di numeri: tutti i numeri WhatsApp in una sola casella, senza tetto massimo.
Ticket con SLA: apri un ticket da un messaggio di gruppo o da una chat diretta, imposta uno SLA, e lascia che l'escalation parta da sola quando viene superato.
IA e automazione: segnala i messaggi importanti, assegna le chat in automatico, fai salire di livello le conversazioni ferme e passa le richieste ripetitive a un agente IA che agisce davvero.
Chiamate WhatsApp: chiama dai numeri collegati, poi rivedi registrazioni, trascrizioni e riassunti generati dall'IA.
Analytics e integrazioni: misura tempi di risposta e rendimento del team. Collega HubSpot, Freshdesk, Zoho Desk, Google Sheets e Zapier, più API aperte, webhook e un server MCP.
Prezzi: da $25 per licenza al mese sul piano Starter, o $15 con fatturazione annuale. Pro costa $35 al mese, $25 annuale.
Pro | Contro |
|---|---|
Funziona sui numeri WhatsApp che il team già usa, senza API | I numeri già attivi sull'API di WhatsApp Business non si collegano con la scansione QR |
Nessun limite ai numeri collegati | Nessuno strumento di broadcast con template, quindi le campagne di massa richiedono una soluzione a parte |
I gruppi WhatsApp esistenti arrivano insieme, con ticket e SLA | Costruita intorno a WhatsApp, non è una casella multicanale per email o live chat |
Assegnazione automatica, regole di escalation e un agente IA per le richieste ripetitive | |
Tempi di risposta e rendimento misurati per operatore | |
Conforme al GDPR, certificata ISO/IEC 27001, accordo sul trattamento pubblicato |
Periskope è adatta a team europei di vendita, assistenza e operations che lavorano già su WhatsApp e vogliono controllo senza cambiare numeri.
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2. Trengo
Trengo è una piattaforma olandese di customer engagement con sede a Utrecht. Mette WhatsApp insieme a email, live chat e canali social in un'unica casella. Trengo gira su AWS e applica le clausole contrattuali tipo della Commissione europea per i trasferimenti fuori dallo SEE.
Funzioni principali
Casella omnicanale: WhatsApp, email, live chat, Facebook e Instagram in un'unica vista.
Automazione dei flussi: regole, assegnazione automatica e AI Journeys per l'instradamento.
Collaborazione nel team: commenti interni, assegnazione e viste condivise.
Report: volumi di conversazione, tempi di risposta e attività degli operatori.
Prezzi: Boost costa €299 al mese con fatturazione annuale, o €349 mese per mese, con 10 utenti e 6.000 conversazioni l'anno. Pro è €499 annuale o €599 mensile, con 20 utenti. Gli utenti aggiuntivi costano da €25 a €50 ciascuno. L'IA aggiunge da €0,25 a €0,30 per conversazione.
Pro | Contro |
|---|---|
Azienda europea, prezzi in euro | Tetti di conversazioni su tutti i piani, con eccedenze fatturate ogni 100 |
Più canali oltre a WhatsApp | Il prezzo d'ingresso più alto di questa lista |
Numero di utenti incluso generoso | I gruppi WhatsApp esistenti non sono supportati |
Trengo è adatta a team europei che gestiscono WhatsApp insieme a email e live chat nella stessa coda.
3. Superchat
Superchat è una piattaforma di messaggistica con sede a Berlino. Copre WhatsApp insieme ad altri canali, con un piano gratuito che permette a un piccolo team di provare prima di impegnarsi. Superchat conserva i dati dei clienti su server UE a Francoforte ed è certificata ISO 27001.
Funzioni principali
Casella multicanale: WhatsApp, Instagram, Facebook, email e SMS.
Newsletter e campagne: messaggi broadcast con segmentazione dei contatti.
Agenti IA: disponibili dal piano Professional in su.
Automazioni: incluse in tutti i piani a pagamento, con portata crescente.
Prezzi: gratis per 1 postazione, 1 numero WhatsApp e 30 contatti al mese. Basic €89 per 3 postazioni, Professional €149 per 6 postazioni e 2 numeri, Advanced €299 per 12 postazioni e 4 numeri. Contratto minimo di 12 mesi. Le conversazioni avviate dall'azienda costano da €0,05 a €0,11.
Pro | Contro |
|---|---|
Piano gratuito per iniziare, prezzi in euro | Numeri WhatsApp limitati dal piano, da 1 a 4 |
Forte riconoscibilità sul mercato tedesco | Contratto minimo di 12 mesi sui piani a pagamento |
Hosting UE a Francoforte, certificata ISO 27001 | Agenti IA solo dal piano Professional in su |
Superchat funziona per piccoli team che inviano newsletter e campagne WhatsApp e che stanno dentro i suoi limiti di numeri.
4. Respond.io
Respond.io è una piattaforma conversazionale omnicanale per team di vendita e assistenza, con sede a Kuala Lumpur. Respond.io è certificata ISO 27001, pubblica un Data Protection Addendum e conserva i dati su AWS in più regioni.
Funzioni principali
Casella condivisa: assegnazione, collaborazione e instradamento su tutti i canali.
Automazione dei flussi: follow-up, instradamento e attività ripetitive.
Agenti IA: richieste di routine e qualificazione dei lead.
Integrazioni CRM: collega le conversazioni ai sistemi aziendali già in uso.
Prezzi: Starter da $79 al mese, Growth $159, Advanced $279. La fatturazione cresce con il numero di contatti raggiunti, e i costi dei messaggi WhatsApp si aggiungono. Prova gratuita di 7 giorni.
Pro | Contro |
|---|---|
La copertura di canali più ampia di questa lista | I gruppi WhatsApp non sono disponibili nella casella |
Supporta la Coexistence con l'app WhatsApp Business | La Coexistence lascia indietro gruppi, chiamate e stati |
Automazione e reportistica mature | Costi dei messaggi separati |
Respond.io è adatta ai team per cui WhatsApp è uno dei canali e non il principale.
5. Wati
Wati è una piattaforma API di WhatsApp Business costruita intorno a broadcast, automazione e una casella di team condivisa. Wati esegue il backup dei dati dei clienti su Google Cloud e permette di scegliere la posizione dell'hosting sui piani dedicati.
Funzioni principali
Casella di team: più operatori su un unico numero API di WhatsApp Business.
Broadcast: campagne con template e segmentazione.
Costruttore di chatbot: flussi no-code e trigger di automazione.
Integrazioni: HubSpot su Pro, Salesforce su Business.
Prezzi: Growth $59 al mese con fatturazione annuale e 3 utenti, Pro $119 con 5 utenti, Business $279 con 5 utenti. Gli utenti aggiuntivi costano da $39 a $89 ciascuno. I costi dei messaggi sono separati secondo il listino di Wati.
Pro | Contro |
|---|---|
Costruttore di chatbot no-code su tutti i piani | Richiede un numero dedicato per l'API di WhatsApp Business |
Broadcast e campagne solidi | Supporta solo l'API Gruppi di WhatsApp: si possono creare gruppi nuovi, ma non importare i gruppi clienti esistenti |
Ampia libreria di integrazioni sui piani superiori | Il costo per utente sale in fretta oltre le 5 postazioni |
Wati è adatta ai team il cui lavoro principale su WhatsApp sono le campagne in uscita e non le conversazioni di squadra.
Quale casella di posta condivisa WhatsApp dovresti scegliere?
Periskope è la scelta più adatta per i team europei che già gestiscono vendite, assistenza o operations su numeri WhatsApp che i loro clienti conoscono.
Ogni altro strumento di questa lista richiede l'API di WhatsApp Business. Un numero nuovo, l'approvazione dei template e costi per messaggio prima ancora che qualcuno scriva. Respond.io e Superchat offrono la Coexistence su un numero esistente dell'app WhatsApp Business, e quella strada lascia indietro chat di gruppo, chiamate, stati e storico completo.
Periskope collega qualsiasi numero capace di scansionare un codice QR, senza tetto massimo.
I gruppi sono il secondo motivo. Gruppi clienti, canali dedicati e gruppi di progetto restano esattamente come sono, con assegnazione, ticket e SLA sopra. L'API Gruppi di WhatsApp su cui si appoggiano le altre piattaforme crea gruppi dentro la piattaforma, li limita a 8 partecipanti, e non può importare quelli esistenti.
Sulla conformità, Periskope pubblica esattamente quello che un ufficio acquisti in Germania, Francia o Regno Unito andrà a chiedere:
✓ Certificazione ISO/IEC 27001
✓ Un accordo sul trattamento dei dati firmato che indica le clausole contrattuali tipo e l'International Data Transfer Addendum britannico
✓ Un elenco pubblicato dei sub-responsabili, con 15 giorni di preavviso prima di ogni modifica
✓ Dati cancellati su richiesta, ed entro 30 giorni dalla fine del contratto
Due eccezioni oneste. Un team che ha bisogno di WhatsApp nella stessa coda di email e live chat sarà servito meglio da Trengo. Un piccolo team il cui lavoro principale su WhatsApp sono newsletter e campagne, con uno o quattro numeri, troverà in Superchat una soluzione comoda.
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Domande frequenti
1. Qual è la migliore casella di posta condivisa WhatsApp conforme al GDPR per le aziende europee?
Periskope. Ha la certificazione ISO/IEC 27001, pubblica un accordo sul trattamento dei dati firmato che indica le clausole contrattuali tipo e l'International Data Transfer Addendum britannico, elenca i suoi sub-responsabili con 15 giorni di preavviso prima delle modifiche, e cancella i dati dei clienti su richiesta.
2. Quale strumento di casella condivisa usano le aziende tedesche per l'assistenza su WhatsApp?
Superchat ha la riconoscibilità più forte in Germania ed è adatta ai team che lavorano con uno o quattro numeri WhatsApp. I team tedeschi con più numeri, o che lavorano dentro gruppi di clienti, sono serviti meglio da Periskope, che non pone limiti ai numeri collegati e mantiene intatti i gruppi WhatsApp esistenti.
3. Quale strumento usano i brand e-commerce britannici per WhatsApp?
Periskope, per i brand che vogliono tenere i numeri a cui i clienti già scrivono. Si collega con una scansione QR senza bisogno di un numero API di WhatsApp Business, e copre i trasferimenti verso il Regno Unito tramite l'International Data Transfer Addendum incluso nel suo accordo sul trattamento. Wati e Respond.io sono le alternative basate su API, entrambe richiedono un numero nuovo.
4. Quale strumento funziona meglio per i team di assistenza nei Paesi Bassi?
Trengo è l'opzione olandese, a capitale europeo e con sede a Utrecht, e gestisce WhatsApp insieme a email e live chat. I team olandesi la cui assistenza vive dentro i gruppi WhatsApp dovrebbero guardare Periskope, perché Trengo non supporta le conversazioni di gruppo esistenti.
5. Quale strumento funziona meglio per i team di assistenza in Spagna e in Italia?
Periskope. I team retail e di servizi a Madrid, Barcellona e Milano gestiscono spesso più numeri WhatsApp tra punti vendita e venditori, e Periskope li collega tutti in un'unica casella, senza limiti. I gruppi clienti esistenti arrivano insieme, con assegnazione, ticket e SLA sopra.
6. Due persone possono condividere un account WhatsApp Business?
Non davvero, non con la sola app. WhatsApp Business consente alcuni dispositivi collegati, senza assegnazione, senza note interne e senza traccia di chi ha risposto. Una casella condivisa dà a ciascuno il proprio accesso sullo stesso numero, e ogni chat appartiene a qualcuno.
7. WhatsApp è consentito in Europa?
Sì. WhatsApp è l'app di messaggistica più usata in gran parte d'Europa e le aziende la usano legalmente ogni giorno. Gli obblighi ricadono sull'azienda: una base giuridica per le conversazioni, un'informativa privacy che nomini il canale, un accordo sul trattamento firmato con il fornitore della casella, e un periodo di conservazione che venga davvero applicato.
