Para gerenciar grupos de WhatsApp em escala de forma efetiva, você precisa desses oito fluxos de trabalho essenciais. Aqui explicamos como cada um funciona.

1. Visibilidade: veja todos os grupos em um só lugar

O problema: Os membros da sua equipe estão em diferentes grupos. Seu gerente não consegue ver o que está acontecendo em todos os lugares. Mensagens críticas se perdem porque estão espalhadas em mais de 100 chats diferentes.

A solução: O Periskope te dá um painel unificado onde todos os seus grupos de WhatsApp aparecem em um só lugar. Não precisa mais alternar entre apps ou abas. Uma caixa de entrada, todos os grupos.

O que você pode fazer:

• Ver mensagens recebidas e enviadas de todos os grupos em um único painel

• Buscar em todos os grupos de uma vez (encontre qualquer conversa em segundos)

• Alternar rapidamente entre grupos sem perder contexto

• Ver quais grupos têm mensagens novas e quais estão tranquilos

2. Rastreamento de consultas: converta mensagens em tickets

O problema: Um cliente faz uma pergunta em um grupo. A mensagem é enterrada. Três horas depois, ninguém respondeu. O problema nunca é resolvido.

A solução: Converta mensagens importantes em tickets rastreáveis para que nada se perca no barulho.

O que você pode fazer:

• Clique com o botão direito em qualquer mensagem no Periskope → Clique em "Criar ticket" (leva 1 segundo)

• Ou use um emoji de etiqueta diretamente do WhatsApp para marcar a mensagem

• A IA pode detectar automaticamente perguntas de clientes e sugerir criar um ticket

• O ticket sincroniza com HubSpot, Freshdesk, Zoho ou Google Sheets instantaneamente

• Atribua propriedade, defina prioridade e rastreie a resolução

• Responda no grupo e feche o ticket simultaneamente

Impacto real: “Nossas operações diárias funcionam totalmente em grupos de WhatsApp. Antes do Periskope, frequentemente perdíamos consultas que nossa equipe de campo enviava nos grupos, o que causava atrasos operacionais. Agora conseguimos gerenciar as consultas com facilidade e nos conectar ao Google Sheets e ao Jira para acompanhar tudo.”

— Omkar J, Head of Customer Experience na Ninjacart

3. Acesso da equipe: gerencie grupos sem adicionar todos ao WhatsApp

O problema: Para adicionar alguém a um grupo, você tem que adicioná-lo ao grupo real do WhatsApp. Eles veem todo o histórico, todas as conversas, informações sensíveis. O telefone de todos fica inundado. Você não consegue controlar o que eles veem nem rastrear quem fez o quê.

A solução: Dê acesso aos membros da equipe através do Periskope. Eles não precisam estar no grupo do WhatsApp.

O que você pode fazer:

• Adicione membros da equipe ao Periskope com um convite por email

• Defina permissões baseadas em funções (Admin pode gerenciar grupos, Agente pode responder, Observador só pode ver)

• Mostre a cada pessoa apenas os grupos/chats que ela precisa ver

• Registro de auditoria completo: Veja quem respondeu qual mensagem e quando

• Um novo membro da equipe pode começar a trabalhar imediatamente (sem adicionar grupos manualmente)

Impacto real: Você pode adicionar um novo membro da equipe ao seu painel em 30 segundos ao invés de adicioná-lo manualmente a mais de 50 grupos de WhatsApp.

4. Automação: lide com trabalho repetitivo automaticamente

O problema: Os mesmos fluxos de trabalho se repetem em grupos. Atribuição manual de tickets. Sem follow-ups automáticos. Sua equipe perde tempo em tarefas que deveriam rodar no piloto automático.

A solução: Configure automação baseada em regras que dispara ações conforme condições que você define.

O que você pode fazer:

• Se alguém perguntar: "Como eu reseto minha senha?" → Autorresposta com link + criar ticket automaticamente

• Se chegar uma mensagem fora do horário → Auto-resposta "Estamos disponíveis das 9h às 17h, responderemos amanhã"

• Se o ticket mencionar "reembolso" → Autoatribuir para equipe de faturamento

• Se o grupo não tiver atividade por 2 semanas → Autoenviar mensagem de engajamento

• Categorizar automaticamente consultas recebidas (relato de bug, solicitação de recurso, pergunta de suporte, etc.)

• Disparar fluxos de trabalho via API ou webhooks (ex: criar automaticamente grupos de WhatsApp quando um negócio fecha, atribuir grupos quando um cliente entra, ou sincronizar ações com seu CRM e ferramentas internas)

Impacto real: Sua equipe passa de rotear manualmente 50 tickets por dia para tê-los atribuídos automaticamente à pessoa certa instantaneamente.

5. Gerenciamento de membros: Gerencie membros do grupo em múltiplos grupos

O problema: Um novo contratado entra na sua equipe. Você precisa adicioná-lo a mais de 50 grupos de WhatsApp manualmente. Leva uma hora. Alguém esquece um. O contratado perde o grupo crítico.

A solução: Adicione ou remova membros de múltiplos grupos simultaneamente, ao invés de um de cada vez.

O que você pode fazer:

• Selecione múltiplos grupos e adicione um membro a todos eles de uma vez

• Remova alguém de todos os grupos em que está com um clique

• Sem mais gerenciamento manual e repetitivo de grupos

• Instantâneo para equipes com alta rotatividade

Impacto real: Integre novos membros da equipe a 15 grupos em 1 clique ao invés de 15 cliques manuais.

6. Analytics: meça o desempenho da equipe e detecte problemas

O problema: Você não tem ideia de quão rápido sua equipe está respondendo. Você não sabe quais grupos são gargalos. Você não consegue ver se os tempos de resposta estão melhorando. Você não consegue identificar quem precisa de ajuda.

A solução: Painel com métricas-chave para que você entenda o que está acontecendo.

O que você pode fazer:

• Veja quantas mensagens/consultas chegam em cada grupo por dia/semana/mês

• Rastreie o tempo de resposta médio entre grupos e por membro da equipe

• Monitore conformidade de SLA (% de consultas respondidas dentro de X horas)

• Identifique os tipos de consulta mais comuns e problemas recorrentes

• Veja quais membros da equipe estão sobrecarregados ou subutilizados

• Detecte tendências (solicitações de cancelamento aumentando? Problemas técnicos crescendo?)

7. Organização: etiquetas e propriedades personalizadas

O problema: Você tem mais de 100 grupos, mas não há como filtrá-los. Não há como saber quais são os críticos. Não há como encontrar "todos os grupos de clientes VIP" ou "todos os grupos aguardando follow-up."

A solução: Etiquete e marque grupos para organizá-los e filtrá-los instantaneamente.

O que você pode fazer:

• Etiquete grupos: VIP, urgente, aguardando resposta, feedback, etc.

• Adicione propriedades personalizadas (proprietário, departamento, status, etc.)

• Filtre para mostrar apenas: "Todos os grupos VIP com mensagens novas"

• Busque: "Me mostre todos os grupos aguardando resposta"

8. Agente IA: responda automaticamente a perguntas repetitivas 24/7

O problema: Sua equipe de suporte responde as mesmas 10 perguntas 200 vezes por semana. "Qual é o preço?" "Como eu reseto minha senha?" "Onde está meu pedido?" Cada resposta leva 2-3 minutos. São horas de tempo desperdiçado em trabalho que poderia ser automatizado.

A solução: O agente IA do Periskope monitora seus grupos de WhatsApp, entende as perguntas dos clientes e responde automaticamente usando sua base de conhecimento—sem intervenção humana necessária.

O que você pode fazer:

• Faça upload da sua base de conhecimento - Adicione FAQs, documentação de ajuda, guias de produto ou políticas da empresa. A IA busca neste conteúdo para responder perguntas de clientes com precisão

• Auto-responda a perguntas comuns buscando no seu conhecimento carregado (respostas em ~3 segundos)

• Escalação inteligente: A IA cria tickets de suporte quando não consegue encontrar uma resposta e os atribui à equipe certa

• A IA adiciona notas privadas a conversas para que agentes humanos vejam o contexto completo ao assumir o controle

• Funciona 24/7, mesmo quando sua equipe está offline

• Entende a intenção (não apenas correspondência de palavras-chave) e lida com consultas em múltiplos idiomas

Impacto real: Uma empresa B2B SaaS gerenciando 30 grupos de WhatsApp de clientes usou o agente IA para lidar com perguntas sobre produtos automaticamente. Sua equipe de suporte passou de responder 200 perguntas repetitivas por semana para zero. O tempo de resposta caiu de 2 horas para 3 segundos.

Quer o guia completo de configuração? Veja nosso artigo detalhado: Como adicionar um chatbot de IA a grupos de WhatsApp (sem necessidade de API)