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Verwaltung von WhatsApp-Gruppen: Ein vollständiger Leitfaden

Verwaltung von WhatsApp-Gruppen: Ein vollständiger Leitfaden

Swapnika Nag

|

Nov 6, 2024

Brought to you by Periskope

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Manage your WhatsApp groups, chats & numbers at scale

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Unternehmen auf der ganzen Welt nutzen WhatsApp-Gruppen, um mit Kunden und Teams in Kontakt zu treten, aber die Verwaltung dieser Gruppen in großem Umfang ist schwierig. Periskope ändert das - es ist die einzige Plattform, mit der Sie WhatsApp-Gruppen einfach verwalten können, mit Tools für Bulk-Messaging, Ticketing, Analysen und CRM-Integration.

Lesen Sie diesen umfassenden Blog, um zu erfahren, wie Periskope über 2000 Unternehmen bei der Verwaltung von WhatsApp-Gruppen in großem Umfang unterstützt.

WhatsApp Gruppenverwaltung: Funktionen

Periskope bietet leistungsstarke Tools, die Sie bei der Verwaltung von WhatsApp-Gruppen in großem Umfang unterstützen. Nachfolgend finden Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Funktionen, mit ausführlichen Beschreibungen im nächsten Abschnitt.

  • Planen und versenden Sie Massennachrichten an WhatsApp-Gruppen.

  • Konvertieren Sie Kundenanfragen in WhatsApp-Gruppen in Tickets und Aufgaben.

  • Automatisches Markieren wichtiger WhatsApp-Nachrichten mithilfe von KI.

  • Team-Zugang zu Gruppen und Chats ohne WhatsApp ermöglichen

  • Zeigen Sie Gruppenanalysen zu eingehenden und ausgehenden Nachrichten, Anfragevolumen und Antwortzeiten an.

  • Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern zu mehreren Gruppen mit nur einem Klick

  • Setzen Sie rollenbasierte Berechtigungen für den Gruppenzugriff

  • Automatisieren Sie Arbeitsabläufe innerhalb von Gruppen mit einer benutzerdefinierten Regel-Engine

  • Organisieren von Gruppenchats mit Etiketten und benutzerdefinierten Eigenschaften

  • Automatisches Anlegen von Gruppen über APIs

  • Exportieren von Gruppennachrichten und -daten

  • Integrieren Sie WhatsApp-Gruppen mit HubSpot, Freshdesk, Zoho Desk, Google Sheets und anderen CRM & Tools

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Verwaltung von WhatsApp-Gruppen: Ausführlich

Planen und Senden von Massennachrichten an WhatsApp-Gruppen

Mit der Bulk-Message-Funktion von Periskope können Benutzer

  • Nachrichten an Tausende von WhatsApp-Gruppen mit nur einem Klick planen und versenden

  • Nachrichten mit Variablen personalisieren und Medien anhängen (z.B. Bilder, Dokumente, Videos, Audio & mehr)

  • Messung der Öffnungs- und Leseraten für jede Nachricht

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Kundenanfragen in WhatsApp-Gruppen in Tickets und Aufgaben umwandeln

Wenn Sie Fragen oder Anfragen in WhatsApp-Gruppen erhalten, können Sie jetzt

  • Jede Kunden- oder interne Anfrage in ein Ticket umwandeln, indem Sie entweder 1) mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht klicken und „Ticket erstellen“ auf Periskope wählen oder 2) das Label-Emoji direkt in der WhatsApp-Gruppe verwenden, um ein Ticket zu erstellen.

  • Weisen Sie das Ticket Ihrem Team zu, legen Sie Priorität, Fälligkeitsdaten, Labels und benutzerdefinierte Eigenschaften fest.

  • Übertragen Sie das Ticket nativ in HubSpot, Freshdesk, Zohodesk und Google Sheets

  • Verwenden Sie Zapier oder Periskope APIs & Webhooks, um Tickets in jede andere Ticketing-Plattform zu integrieren

  • Schließen Sie ein Ticket auf einer beliebigen Plattform und senden Sie eine Antwort auf die ursprüngliche Nachricht in der WhatsApp-Gruppe

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Wichtige WhatsApp-Nachrichten mit KI automatisch markieren

Die KI-gesteuerte Markierungsfunktion von Periskope hilft Ihnen dabei, den Überblick über wichtige Nachrichten in geschäftigen WhatsApp-Gruppen zu behalten. Mit diesem Tool können Sie:

  • KI-gesteuerte Stimmungsanalyse nutzen, um Nachrichten zu erkennen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern (z. B. negative Stimmung oder dringende Schlüsselwörter) und sie automatisch kennzeichnen

  • benutzerdefinierte Regeln einrichten, um markierte Nachrichten in Tickets umzuwandeln, an bestimmte Gruppen weiterzuleiten, Teams zuzuweisen usw.

  • Benachrichtigungen oder visuelle Indikatoren innerhalb der Plattform zu erhalten, um markierte Nachrichten in verschiedenen Gruppenchats hervorzuheben.

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Teamzugang zu Gruppen und Chats ohne WhatsApp

Periskope ermöglicht die zentrale Verwaltung von Gruppenchats, ohne dass jedes Teammitglied Zugang zu WhatsApp haben muss. Das bedeutet, Sie können:

  • Agenten, Teammitgliedern oder ganzen Abteilungen innerhalb von Periskope Zugriff auf WhatsApp-Gruppenchats gewähren, um diese anzusehen, zu beantworten oder zu verwalten.

  • Berechtigungen auf Basis von Rollen verwalten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer bestimmte Gruppen/Chats sehen oder darauf zugreifen können

  • Verfolgen Sie Antworten und Interaktionen direkt in Periskope, so dass Sie Teamaktionen überwachen können, ohne einzelne WhatsApp-Konten verwalten zu müssen.

  • Zentralisieren Sie die gesamte Gruppenkommunikation auf Periskope, so dass Sie eine einzige Ansicht der Kundenkonversationen über mehrere Gruppen hinweg erhalten.

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Gruppenanalysen anzeigen

Die Analysen von Periskope bieten Einblicke in die Leistung von WhatsApp-Gruppen und in die Reaktionsfähigkeit von Teams. Detaillierte Analysen beinhalten:

  • Verfolgen Sie das Nachrichtenvolumen für eingehende und ausgehende Nachrichten in Gruppen.

  • Überwachen Sie die Antwortzeiten, um die Effizienz des Teams und die Kundenzufriedenheit zu bewerten.

  • Anzeige der Gesamtzahl der Anfragen oder Probleme, um Muster oder wiederkehrende Themen zu erkennen.

  • Zugriff auf Berichte über das Engagement der Gruppen, um die Kommunikation zu optimieren und die Teamprozesse zu verfeinern.

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Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern zu mehreren Gruppen mit einem Klick

Periskope vereinfacht die Verwaltung der Gruppenmitgliedschaft in mehreren WhatsApp-Gruppen mit einem einzigen Klick. Mit dieser Funktion können Sie:

  • Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern in ausgewählten Gruppen, um Zeit zu sparen und manuelle Anpassungen zu reduzieren.

  • Verwalten Sie große Teams oder Kunden, die Zugang zu bestimmten Gruppen benötigen, schnell und effizient.

  • Verwenden Sie dieses Tool, um aktuelle und genaue Gruppenzusammensetzungen zu erhalten, insbesondere in Umgebungen mit hoher Fluktuation oder dynamischen Mitgliedern.

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Legen Sie rollenbasierte Berechtigungen für den Gruppenzugriff fest

Verwalten Sie die Zugriffskontrolle mit den rollenbasierten Berechtigungen von Periskope, um Datensicherheit und relevante Transparenz zu gewährleisten. Die Funktionen umfassen:

  • Weisen Sie bestimmte Rollen für die Anzeige, Beantwortung und Verwaltung von Gruppenchats zu, um sensible Informationen zu schützen.

  • Passen Sie die Berechtigungen und den Zugriff für jede Rolle an

  • Verwenden Sie Berechtigungen, um den Informationsfluss zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen vollen Zugriff auf Gruppeninteraktionen haben.

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Automatisieren Sie Arbeitsabläufe in Gruppen mit der Custom Rules Engine

Die benutzerdefinierte Regel-Engine von Periskope ermöglicht es Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Aktionen innerhalb von WhatsApp-Gruppen und Chats zu automatisieren.

  • Beantworten Sie automatisch Nachrichten, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten oder außerhalb der Geschäftszeiten.

  • Erstellen Sie automatisch Tickets, wenn Kundenanfragen in Gruppen oder 1:1-Chats erkannt werden.

  • Kategorisieren und kennzeichnen Sie eingehende Chats und Gruppen automatisch anhand vordefinierter Kriterien.

  • Automatische Auslösung von Folge- oder Reaktivierungsnachrichten nach einer Zeit der Inaktivität, um das Engagement hoch zu halten.

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Organisieren Sie Gruppenchats mit Etiketten und benutzerdefinierten Eigenschaften

Mit den Beschriftungs- und Eigenschaftsfunktionen von Periskope können Sie die Organisation von Gruppenchats rationalisieren. Dies ermöglicht Ihnen:

  • Benutzerdefinierte Kennzeichnungen (z.B. VIP, hohe Priorität, Feedback) anwenden, um Chats nach Relevanz oder Dringlichkeit zu organisieren und zu segmentieren.

  • Hinzufügen von benutzerdefinierten Eigenschaften zu jedem Chat, z. B. Status, Besitzer oder Abteilung, um das Filtern und Sortieren zu erleichtern.

  • Erstellen Sie Kategorien, mit denen Sie laufende Unterhaltungen verfolgen und schneller zu wichtigen Diskussionen zurückkehren können.

  • Sortieren und filtern Sie Chats nach Bezeichnungen oder Eigenschaften und konzentrieren Sie sich so auf bestimmte Arten von Interaktionen.

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Automatische Gruppenerstellung über APIs

Die API-Integration von Periskope ermöglicht es Ihnen, die Erstellung von WhatsApp-Gruppen auf der Grundlage bestimmter Workflows oder Auslöser zu automatisieren. Die wichtigsten Funktionen umfassen:

  • Automatisches Erstellen und Konfigurieren neuer Gruppen als Teil Ihrer Customer Journey oder Ihres Support-Workflows.

  • Definieren Sie Teilnehmer während der Gruppenerstellung und fügen Sie sie hinzu, um den Onboarding- oder Engagement-Prozess zu optimieren.

  • Anpassen von Gruppeneinstellungen über API-Aufrufe, z. B. Festlegen von Gruppenbeschreibungen, Datenschutzstufen oder anfänglichen Nachrichten.

  • Integrieren Sie die Gruppenerstellung in größere Workflows, um sicherzustellen, dass Gruppen genau dann eingerichtet werden, wenn sie benötigt werden (z. B. bei der Registrierung neuer Kunden oder bei bestimmten Ereignisauslösern).

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Exportieren von Gruppennachrichten und -daten

Die Exportfunktion von Periskope ermöglicht den einfachen Zugriff auf historische Gruppendaten für Berichts- oder Compliance-Zwecke. Damit können Sie:

  • Vollständige Gesprächsverläufe exportieren, einschließlich Zeitstempel der Nachrichten, Teilnehmer und Medienanhänge.

  • Details zur Gruppenmitgliedschaft und andere Metadaten herunterladen

  • Bestimmte Zeiträume oder Gesprächssegmente exportieren, um sicherzustellen, dass Sie relevante Daten für die Analyse haben.

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Integrate WhatsApp Groups with CRMs and Tools

Periskope ermöglicht eine nahtlose Integration mit CRM-Systemen und anderen Tools für synchronisierte Daten. Zu den wichtigsten Integrationsfunktionen gehören:

  • Direkte Integration mit Plattformen wie HubSpot, Freshdesk, Zoho Desk und Google Sheets zur Vereinheitlichung von Kundeninteraktionen.

  • Verwenden Sie Zapier oder benutzerdefinierte APIs und Webhooks, um eine Verbindung mit weiteren Tools von Drittanbietern herzustellen und so einen flexiblen Datenfluss und die Automatisierung von Arbeitsabläufen zu gewährleisten.

    • Automatische Gruppenerstellung

    • Senden von Nachrichten an Gruppen auf der Grundlage von Auslösern

    • Lesen des gesamten Chatverlaufs für Analysen

    • Programmgesteuertes Hinzufügen und Entfernen von Gruppenmitgliedern

    • Einfaches Erstellen und Synchronisieren von Tickets

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Connect multiple WhatsApp numbers

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Create tickets and tasks

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