Anjali Pandey
Eine Frage entscheidet, welche WhatsApp Team-Inbox zu dir passt.
Fängst du bei null an, oder schreiben dir schon Kunden?
Was du brauchst, ist in beiden Fällen dasselbe. Das ganze Team auf denselben Nummern, jeder Chat gehört jemandem, und nichts bleibt liegen, weil zwei Leute dachten, der andere kümmert sich.
Der Weg dahin ist aber ein anderer.
Auf der einen Seite steht die WhatsApp Business API. Du brauchst eine von Meta verifizierte Nummer, und das heißt: eine neue.
Auf der anderen Seite stehen Tools, die sich mit den normalen WhatsApp- oder WhatsApp Business-Nummern verbinden, die du längst nutzt. Deine Gespräche kommen mit. Deine Gruppen auch. Kunden schreiben weiter an dieselbe Nummer, und dein Team taucht einfach darin auf.
Gute Nachricht: Diese Liste deckt beides ab.
Wir haben fünf WhatsApp Team-Inboxen für Unternehmen in Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Spanien und der ganzen EU verglichen, nach Preis und danach, wie viele Personen und Nummern jedes Tool abdeckt.
Alle fünf sind DSGVO-konform. Wir haben außerdem festgehalten, wo jedes Tool deine Daten speichert, damit du das passende für dein Unternehmen findest.
TL;DR: Die fünf Tools auf einen Blick
Tool | Am besten für | Läuft auf bestehenden Nummern | WhatsApp-Gruppen | Einstiegspreis |
|---|---|---|---|---|
Periskope | Teams, die die Nummern behalten, an die Kunden schon schreiben | Ja, per QR-Scan | Bestehende Gruppen | Ab $25/Lizenz/Monat |
Trengo | WhatsApp zusammen mit E-Mail und Live-Chat | Nein, nur API | Nicht unterstützt | Ab €299/Monat |
Superchat | Kleine Teams mit WhatsApp-Newslettern und Kampagnen | Ja (Coexistence) | Nicht unterstützt | Kostenlos, dann ab €89/Monat |
Respond.io | Omnichannel-Vertrieb und -Support | Ja (Coexistence) | Nicht unterstützt | Ab $79/Monat |
Wati | Broadcast-Kampagnen über die API | Nein, nur API | Nur Groups API, keine bestehenden Gruppen | Ab $59/Monat |
Worauf du bei einer WhatsApp Team-Inbox in Europa achten solltest
Für ein europäisches Team läuft es meist auf zwei Dinge hinaus: Wer sieht was, und wo landen die Daten.
1. Wem gehört welches Gespräch
Sobald mehrere Leute dieselbe WhatsApp-Nummer bedienen, zählt nicht mehr, wer antworten kann, sondern wer gerade antwortet. Zwei Mitarbeiter schreiben demselben Kunden, ein dritter geht davon aus, dass es erledigt ist, und auffallen tut es erst, wenn der Kunde genervt nachhakt.
Eine Team-Inbox löst das mit:
✓ Einem eigenen Login pro Teammitglied statt einem geteilten Handy
✓ Jedem Chat, der einer namentlich genannten Person zugewiesen ist
✓ Internen Notizen, die Kunden nie sehen
✓ Einer Live-Übersicht über alles, was noch unbeantwortet ist
2. Was mit dem Chatverlauf passiert, wenn jemand geht
Auf einem Handy verlässt das Gespräch mit dem Mitarbeiter das Unternehmen. Das ist ein Aufbewahrungsproblem, bevor es ein Softwareproblem ist. In Deutschland, Frankreich und den Niederlanden ist es obendrein ein arbeitsrechtliches, denn Betriebsräte reden mit, wenn es um Überwachung und Speicherung von Mitarbeiterkommunikation geht.
Zwei Dinge, die du testen solltest, bevor du unterschreibst:
→ Kann eine Führungskraft ein Gespräch von vor acht Monaten öffnen, ohne die zuständige Person zu fragen
→ Überlebt der Verlauf den Austritt dieser Person
3. Braucht es die WhatsApp Business API
API-basierte Tools brauchen eine eigene Nummer, an die noch nie ein Kunde geschrieben hat. Template-Freigaben, Gebühren pro Nachricht, und bestehende Gruppenchats bleiben zurück.
Linked-Device-Tools verbinden sich per QR-Scan mit den WhatsApp- oder WhatsApp Business-Nummern, die ein Team schon nutzt. Chatverlauf und Gruppen kommen mit. So nutzen Teams WhatsApp für Unternehmen ohne API.
Manche API-Plattformen bieten Coexistence an, das auf einer bestehenden WhatsApp Business App-Nummer aufsetzt. Die 1:1-Chats kommen mit, Gruppen, Anrufe, Status-Updates und der vollständige Verlauf bleiben zurück.
4. Wo Gesprächsdaten gespeichert werden, und unter welchem Übermittlungsmechanismus
Viele Anbieter-Guides behaupten, EU-Hosting sei Pflicht. Ist es nicht.
Die DSGVO erlaubt, dass personenbezogene Daten den EWR verlassen, wenn ein gültiger Übermittlungsmechanismus greift. Die von der Europäischen Kommission mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 erlassenen Standardvertragsklauseln sind genau das, und Großbritannien hat für denselben Zweck sein International Data Transfer Addendum.
Fünf Fragen, die du einem Anbieter vor Vertragsschluss stellen solltest:
Gibt es einen unterzeichneten Auftragsverarbeitungsvertrag, den man vor dem Kauf lesen kann
Welchen Übermittlungsmechanismus nennt er
Ist die Liste der Unterauftragsverarbeiter veröffentlicht, mit Vorankündigung bei Änderungen
Ist die Plattform nach einem anerkannten Standard wie ISO/IEC zertifiziert
Wie schnell werden Daten auf Anfrage gelöscht, und wird das schriftlich bestätigt
📌 Die DSGVO verlangt kein Hosting in der EU. Sie verlangt eine Rechtsgrundlage, einen zulässigen Übermittlungsmechanismus wie die Standardvertragsklauseln und Sicherheitsmaßnahmen, die zum Risiko passen. Ein Anbieter, der außerhalb des EWR hostet und seinen Übermittlungsmechanismus in einem unterzeichneten AVV benennt, steht sicherer da als einer, der "EU-Server" sagt und nichts veröffentlicht.
5. Ob bestehende WhatsApp-Gruppen mitkommen
Teams, die mit Kundengruppen arbeiten, merken das meist zu spät.
Die WhatsApp Groups API erstellt Gruppen innerhalb der Plattform. Sie begrenzt sie auf 8 Teilnehmer gegenüber 1.024 in einer normalen Gruppe, setzt ein Official Business Account voraus und kann bestehende Gruppen nicht importieren.
Ein Support-Desk, der auf Kundengruppen läuft, kann sie nicht nutzen.
5 WhatsApp Team-Inboxen für europäische Unternehmen
1. Periskope
Periskope ist das einzige Tool auf dieser Liste, das auf den Nummern läuft, die ein Team bereits hat. QR-Code scannen, und jeder Chat, jede Gruppe und der gesamte Verlauf sind ab der ersten Minute da, ohne neue Nummer und ohne dass etwas zurückbleibt.
Zur DSGVO: Periskope ist DSGVO-konform und nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, mit einem veröffentlichten AVV, der die EU-Standardvertragsklauseln und das UK International Data Transfer Addendum abdeckt. Kundendaten werden auf Anfrage gelöscht, und innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende.
Mehr als 5.000 Unternehmen in über 50 Ländern arbeiten mit der Plattform.
Wichtige Funktionen
Chats und Gruppen zusammen: Bestehende WhatsApp-Gruppen stehen neben 1:1-Gesprächen, durchsuchbar an einem Ort.
Kein Limit bei Nummern: Jede WhatsApp-Nummer in einer Inbox, ohne Obergrenze.
Ticketing mit SLAs: Aus einer Gruppennachricht oder einem Direktchat ein Ticket erstellen, SLA setzen, und bei Überschreitung automatisch eskalieren.
KI und Automatisierung: Wichtige Nachrichten markieren, Chats automatisch zuweisen, steckengebliebene Gespräche eskalieren und wiederkehrende Anfragen an einen KI-Agenten übergeben, der auch handelt.
WhatsApp-Anrufe: Von verbundenen Nummern anrufen, danach Aufzeichnungen, Transkripte und KI-Zusammenfassungen durchgehen.
Analytics und Integrationen: Reaktionszeiten und Teamleistung verfolgen. HubSpot, Freshdesk, Zoho Desk, Google Sheets und Zapier anbinden, dazu offene APIs, Webhooks und ein MCP-Server.
Preise: Ab $25 pro Lizenz und Monat im Starter-Tarif, oder $15 bei jährlicher Abrechnung. Pro kostet $35 monatlich, $25 jährlich.
Pro | Contra |
|---|---|
Läuft auf den WhatsApp-Nummern, die ein Team schon nutzt, ohne API | Nummern, die bereits auf der WhatsApp Business API laufen, lassen sich nicht per QR-Scan verbinden |
Keine Begrenzung der verbundenen Nummern | Keine Template-Broadcasts, Massenversand braucht also ein separates Setup |
Bestehende WhatsApp-Gruppen kommen mit, inklusive Tickets und SLAs | Rund um WhatsApp gebaut, keine Multi-Channel-Inbox für E-Mail oder Live-Chat |
Automatische Zuweisung, Eskalationsregeln und ein KI-Agent für wiederkehrende Anfragen | |
Reaktionszeiten und Teamleistung pro Mitarbeiter messbar | |
DSGVO-konform, ISO/IEC 27001 zertifiziert, AVV veröffentlicht |
Periskope passt zu europäischen Vertriebs-, Support- und Ops-Teams, die ohnehin auf WhatsApp arbeiten und Überblick brauchen, ohne ihre Nummern zu wechseln.
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2. Trengo
Trengo ist eine niederländische Customer-Engagement-Plattform mit Sitz in Utrecht. Sie bringt WhatsApp mit E-Mail, Live-Chat und Social-Kanälen in einer Inbox zusammen. Trengo läuft auf AWS und nutzt die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission für Übermittlungen außerhalb des EWR.
Wichtige Funktionen
Omnichannel-Inbox: WhatsApp, E-Mail, Live-Chat, Facebook und Instagram in einer Ansicht.
Workflow-Automatisierung: Regeln, automatische Zuweisung und AI Journeys für das Routing.
Zusammenarbeit im Team: Interne Kommentare, Zuweisungen und geteilte Ansichten.
Reporting: Gesprächsvolumen, Reaktionszeiten und Mitarbeiteraktivität.
Preise: Boost kostet €299 pro Monat bei jährlicher Abrechnung, oder €349 monatlich, mit 10 Nutzern und 6.000 Gesprächen im Jahr. Pro liegt bei €499 jährlich oder €599 monatlich, mit 20 Nutzern. Zusätzliche Nutzer kosten €25 bis €50. KI schlägt mit €0,25 bis €0,30 pro Gespräch zu Buche.
Pro | Contra |
|---|---|
Europäisches Unternehmen, Preise in Euro | Gesprächslimits in jedem Tarif, Mehrverbrauch wird je 100 abgerechnet |
Mehrere Kanäle über WhatsApp hinaus | Höchster Einstiegspreis auf dieser Liste |
Großzügige Nutzerzahlen inklusive | Bestehende WhatsApp-Gruppen werden nicht unterstützt |
Trengo passt zu europäischen Teams, die WhatsApp neben E-Mail und Live-Chat in derselben Warteschlange bearbeiten.
3. Superchat
Superchat ist eine Messaging-Plattform aus Berlin. Sie deckt WhatsApp neben anderen Kanälen ab, mit einem kostenlosen Tarif, mit dem ein kleines Team die Sache erst einmal ausprobieren kann. Superchat speichert Kundendaten auf EU-Servern in Frankfurt und ist nach ISO 27001 zertifiziert.
Wichtige Funktionen
Multi-Channel-Inbox: WhatsApp, Instagram, Facebook, E-Mail und SMS.
Newsletter und Kampagnen: Broadcast-Nachrichten mit Kontaktsegmentierung.
KI-Agenten: Ab dem Professional-Tarif verfügbar.
Automatisierungen: In jedem Bezahltarif enthalten, Umfang steigt mit der Stufe.
Preise: Kostenlos für 1 Platz, 1 WhatsApp-Nummer und 30 Kontakte im Monat. Basic €89 für 3 Plätze, Professional €149 für 6 Plätze und 2 Nummern, Advanced €299 für 12 Plätze und 4 Nummern. Mindestlaufzeit 12 Monate. Vom Unternehmen gestartete Gespräche kosten €0,05 bis €0,11.
Pro | Contra |
|---|---|
Kostenloser Einstieg, Preise in Euro | WhatsApp-Nummern je nach Tarif auf 1 bis 4 begrenzt |
Starke Bekanntheit im deutschen Markt | 12 Monate Mindestlaufzeit in allen Bezahltarifen |
EU-Hosting in Frankfurt, ISO 27001 zertifiziert | KI-Agenten erst ab dem Professional-Tarif |
Superchat eignet sich für kleine Teams, die WhatsApp-Newsletter und Kampagnen verschicken und mit den Nummernlimits auskommen.
4. Respond.io
Respond.io ist eine Omnichannel-Plattform für Vertriebs- und Supportteams mit Sitz in Kuala Lumpur. Respond.io ist nach ISO 27001 zertifiziert, veröffentlicht ein Data Protection Addendum und hält Daten auf AWS in mehreren Regionen.
Wichtige Funktionen
Geteilte Inbox: Zuweisung, Zusammenarbeit und Routing über alle Kanäle.
Workflow-Automatisierung: Follow-ups, Routing und wiederkehrende Aufgaben.
KI-Agenten: Standardanfragen und Lead-Qualifizierung.
CRM-Integrationen: Verbindet Gespräche mit bestehenden Systemen.
Preise: Starter ab $79 pro Monat, Growth $159, Advanced $279. Die Abrechnung skaliert mit der Zahl der kontaktierten Personen, WhatsApp-Nachrichtengebühren kommen obendrauf. 7 Tage kostenlos testen.
Pro | Contra |
|---|---|
Breiteste Kanalabdeckung auf dieser Liste | WhatsApp-Gruppen stehen in der Inbox nicht zur Verfügung |
Unterstützt WhatsApp Business App Coexistence | Coexistence lässt Gruppen, Anrufe und Status-Updates zurück |
Ausgereifte Automatisierung und Auswertung | Separate Nachrichtengebühren |
Respond.io passt zu Teams, bei denen WhatsApp einer von mehreren Kanälen ist und nicht der wichtigste.
5. Wati
Wati ist eine WhatsApp Business API-Plattform, die um Broadcasts, Automatisierung und eine geteilte Team-Inbox herum gebaut ist. Wati sichert Kundendaten in Google Cloud und bietet in den Dedicated-Tarifen die Wahl des Hosting-Standorts.
Wichtige Funktionen
Team-Inbox: Mehrere Mitarbeiter auf einer WhatsApp Business API-Nummer.
Broadcasts: Template-Kampagnen mit Segmentierung.
Chatbot-Builder: No-Code-Flows und Automatisierungs-Trigger.
Integrationen: HubSpot ab Pro, Salesforce ab Business.
Preise: Growth $59 pro Monat bei jährlicher Abrechnung mit 3 Nutzern, Pro $119 mit 5 Nutzern, Business $279 mit 5 Nutzern. Zusätzliche Nutzer kosten $39 bis $89. Nachrichtengebühren laufen separat nach Watis Preisliste.
Pro | Contra |
|---|---|
No-Code-Chatbot-Builder in jedem Tarif | Braucht eine eigene WhatsApp Business API-Nummer |
Starke Broadcast- und Kampagnenfunktionen | Unterstützt nur die WhatsApp Groups API, neue Gruppen lassen sich anlegen, bestehende Kundengruppen nicht importieren |
Große Integrationsbibliothek in höheren Tarifen | Kosten pro Nutzer steigen ab 5 Plätzen schnell |
Wati passt zu Teams, deren Hauptaufgabe auf WhatsApp ausgehende Kampagnen sind und nicht Teamgespräche.
Welche WhatsApp Team-Inbox solltest du wählen?
Periskope passt am besten zu europäischen Teams, die Vertrieb, Support oder Operations schon über WhatsApp-Nummern laufen lassen, die ihre Kunden kennen.
Jedes andere Tool auf dieser Liste braucht die WhatsApp Business API. Eine neue Nummer, Template-Freigaben und Gebühren pro Nachricht, bevor überhaupt jemand schreibt. Respond.io und Superchat bieten Coexistence auf einer bestehenden WhatsApp Business App-Nummer an, und dieser Weg lässt Gruppenchats, Anrufe, Status-Updates und den vollständigen Verlauf zurück.
Periskope verbindet jede Nummer, die einen QR-Code scannen kann, ohne Obergrenze.
Gruppen sind der zweite Grund. Kundengruppen, Kundenkanäle und Projektgruppen bleiben genau so, wie sie sind, mit Zuweisung, Tickets und SLAs obendrauf. Die WhatsApp Groups API, auf die andere Plattformen setzen, erstellt Gruppen innerhalb der Plattform, begrenzt sie auf 8 Teilnehmer und kann bestehende nicht importieren.
Zur Compliance veröffentlicht Periskope genau das, wonach eine Einkaufsabteilung in Deutschland, Frankreich oder Großbritannien fragt:
✓ ISO/IEC 27001 Zertifizierung
✓ Ein unterzeichneter AVV, der die Standardvertragsklauseln und das UK International Data Transfer Addendum benennt
✓ Eine veröffentlichte Liste der Unterauftragsverarbeiter, mit 15 Tagen Vorankündigung bei Änderungen
✓ Daten werden auf Anfrage gelöscht, und innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende
Zwei ehrliche Ausnahmen. Ein Team, das WhatsApp in derselben Warteschlange wie E-Mail und Live-Chat braucht, ist mit Trengo besser bedient. Ein kleines Team, dessen Hauptaufgabe auf WhatsApp Newsletter und Kampagnen sind und das mit einer bis vier Nummern auskommt, findet in Superchat eine bequeme Lösung.
→ WhatsApp über Vertriebs- und Supportteams in Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Italien oder Spanien? Buche eine Demo, und wir gehen deine Nummern, Gruppen und AVV-Fragen gemeinsam durch.
Häufig gestellte Fragen
1. Welche DSGVO-konforme WhatsApp Team-Inbox ist die beste für europäische Unternehmen?
Periskope. Die Plattform ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, veröffentlicht einen unterzeichneten AVV, der die Standardvertragsklauseln und das UK International Data Transfer Addendum benennt, listet ihre Unterauftragsverarbeiter mit 15 Tagen Vorankündigung bei Änderungen und löscht Kundendaten auf Anfrage.
2. Welcher Team-Inbox vertrauen deutsche Unternehmen beim WhatsApp-Support?
Superchat hat in Deutschland die stärkste Bekanntheit und passt zu Teams, die mit einer bis vier WhatsApp-Nummern auskommen. Deutsche Teams mit mehr Nummern, oder solche, die in Kundengruppen arbeiten, fahren mit Periskope besser, das keine Obergrenze für verbundene Nummern setzt und bestehende WhatsApp-Gruppen erhält.
3. Welcher Team-Inbox vertrauen britische E-Commerce-Marken bei WhatsApp?
Periskope, wenn die Marke die Nummern behalten will, an die Kunden schon schreiben. Die Verbindung läuft per QR-Scan ohne WhatsApp Business API-Nummer, und UK-Übermittlungen sind über das International Data Transfer Addendum im AVV abgedeckt. Wati und Respond.io sind die API-basierten Alternativen, beide brauchen eine neue Nummer.
4. Welche Team-Inbox eignet sich am besten für Supportteams in den Niederlanden?
Trengo ist die niederländische Option, europäisch geführt und in Utrecht ansässig, und bearbeitet WhatsApp neben E-Mail und Live-Chat. Niederländische Teams, deren Support in WhatsApp-Gruppen läuft, sollten stattdessen Periskope ansehen, da Trengo bestehende Gruppengespräche nicht unterstützt.
5. Welche Team-Inbox eignet sich am besten für Supportteams in Spanien und Italien?
Periskope. Handels- und Dienstleistungsteams in Madrid, Barcelona und Mailand arbeiten meist mit mehreren WhatsApp-Nummern über Filialen und Vertriebsmitarbeiter hinweg, und Periskope verbindet sie alle in einer Inbox, ohne Limit. Bestehende Kundengruppen kommen mit, mit Zuweisung, Tickets und SLAs obendrauf.
6. Können zwei Personen ein WhatsApp Business-Konto teilen?
Nicht richtig, jedenfalls nicht mit der App allein. WhatsApp Business erlaubt einige verknüpfte Geräte, ohne Zuweisung, ohne interne Notizen und ohne Nachweis, wer geantwortet hat. Eine Team-Inbox gibt jeder Person einen eigenen Login auf derselben Nummer, und jeder Chat gehört jemandem.
7. Ist WhatsApp in Europa erlaubt?
Ja. WhatsApp ist in weiten Teilen Europas der meistgenutzte Messenger, und Unternehmen setzen ihn täglich legal ein. Die Pflichten liegen beim Unternehmen: eine Rechtsgrundlage für die Gespräche, eine Datenschutzerklärung, die den Kanal benennt, ein unterzeichneter AVV mit dem Inbox-Anbieter und eine Aufbewahrungsfrist, die auch angewendet wird.
