Nem toda ferramenta de inbox compartilhado é igual. Estas são as funcionalidades que realmente importam quando a sua equipe lida com volume real de conversas.

1. Atribuição e ownership de conversas 

Cada chat recebido deve poder ser atribuído a um membro específico da equipe. Busque plataformas que suportem tanto atribuição manual quanto regras de roteamento automático. Sem isso, você volta ao mesmo problema de que ninguém é dono de nada.

2. Anotações internas e colaboração 

A sua equipe precisa se comunicar sobre as conversas sem que o cliente veja. As anotações internas permitem repassar contexto, escalar casos e coordenar com colegas sem abrir outro thread em outro lugar. Indispensável para qualquer equipe com mais de dois pessoas.

3. Suporte a múltiplos números 

Se o seu negócio usa mais de um número de WhatsApp — por região, departamento ou linha de produto — todos devem ser gerenciáveis pelo mesmo painel. Ter ferramentas separadas para cada número recria as lacunas de visibilidade que você tentava eliminar.

4. Gestão de grupos do WhatsApp 

A maioria das ferramentas de inbox compartilhado foca apenas em conversas 1:1. Se a sua equipe gerencia grupos do WhatsApp para clientes, parceiros ou comunidades, você precisa de uma plataforma que traga esses grupos para o mesmo ambiente estruturado. 

Isso inclui mensagens agendadas, supervisão de membros, analytics no nível do grupo e até suporte de chatbot com IA diretamente dentro dos grupos do WhatsApp.

5. Criação de tickets e tarefas 

A capacidade de transformar uma conversa do WhatsApp em um ticket rastreável sem sair do inbox economiza tempo de forma significativa. Também conecta a sua atividade no WhatsApp ao restante do seu fluxo de suporte ou vendas em vez de deixá-la isolada.

6. Integrações com CRM e helpdesk 

A sua caixa de entrada compartilhada deve se conectar às ferramentas que a sua equipe já usa — HubSpot, Freshdesk, Zoho, etc. O contexto das conversas deve fluir automaticamente para o seu CRM, sem precisar copiar nada manualmente.

7. Analytics e relatórios 

Tempos de resposta, taxas de mensagens sem resposta, tempos de resolução, desempenho por atendente. Se você não consegue medir o que está acontecendo no canal, não consegue melhorar.

8. Acesso por função 

Nem todos precisam do mesmo nível de acesso. Administradores, agentes e supervisores têm necessidades diferentes. Uma boa plataforma permite controlar quem pode ver conversas, quem pode responder e quem pode gerenciar as configurações.

Como as equipes de vendas, suporte e operações usam a caixa de entrada compartilhada do WhatsApp

Uma caixa de entrada compartilhada funciona de forma diferente dependendo de como a sua equipe usa o WhatsApp. Veja como fica na prática para três funções comuns.

➤ Equipes de Vendas

Para equipes de vendas, o WhatsApp é onde os negócios andam mais rápido. Os leads respondem mais rápido pelo WhatsApp do que por e-mail. 

O relacionamento parece mais direto. Mas sem estrutura, é também onde os negócios morrem em silêncio — em uma mensagem sem leitura, um follow-up esquecido ou uma conversa que foi embora com o vendedor que saiu.

Uma caixa de entrada compartilhada dá às equipes de vendas:

• Visibilidade total de cada conversa com leads em toda a equipe

• Passagens de bastão limpas quando um vendedor está ausente ou um negócio muda de mãos

• Sincronização com CRM para que cada interação pelo WhatsApp fique registrada automaticamente no contato certo

• Suporte a múltiplos números para equipes com números separados por região ou linha de produto

O maior ganho para equipes de vendas é a continuidade. Nenhum negócio esfria por causa de uma mudança de pessoal.

➤ Equipes de Suporte

Equipes de suporte precisam de velocidade e rastreabilidade acima de tudo. Um cliente esperando no WhatsApp espera uma resposta mais rápida do que por e-mail. 

Mensagens perdidas ou respostas lentas são visíveis e prejudicam a reputação.

Uma caixa de entrada compartilhada dá às equipes de suporte:

• Roteamento automático para que cada solicitação chegue ao atendente certo

• Criação de tickets diretamente das conversas, sincronizados com Freshdesk, Zoho ou o helpdesk que a equipe usa

• Rastreamento de tempo de resposta e alertas de mensagens sem resposta

• Anotações internas para que os atendentes escalem ou façam passagens sem perder o contexto

O maior ganho para equipes de suporte é a rastreabilidade. Cada conversa tem um responsável e um status de resolução.

➤ Equipes de Operações

Equipes de operações usam o WhatsApp de outra forma. Estão gerenciando grupos de fornecedores, coordenando equipes em campo, mantendo canais de atualização interna e sustentando relacionamentos com distribuidores. 

O volume é alto. A prioridade é supervisão e registro, não velocidade de resposta.

Uma caixa de entrada compartilhada dá às equipes de operações:

• Gestão de grupos do WhatsApp para fornecedores, distribuidores e parceiros

• Mensagens agendadas para atualizações recorrentes em múltiplos grupos

• Um registro pesquisável de cada conversa para auditoria e conformidade

• Permissões por função para que as pessoas certas possam postar nos grupos certos

O maior ganho para equipes de operações é o controle. Os grupos que antes funcionavam sem supervisão se tornam estruturados, pesquisáveis e rastreáveis.

Você precisa da API do WhatsApp Business para uma caixa de entrada compartilhada?

Não. Você nem sempre precisa da API do WhatsApp Business para usar uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp. 

Existem alternativas à API do WhatsApp Business que funcionam com conexões por QR Code e oferecem funcionalidades similares de inbox para equipes sem necessidade de verificação.

A opção certa depende do tamanho da sua equipe e da rapidez com que você precisa começar.

Opção 1: Conexão por QR Code 

Plataformas como a Periskope permitem conectar qualquer número de WhatsApp escaneando um QR Code dentro da plataforma. 

Sem verificação no Meta Business Manager nem configuração técnica. Leva alguns minutos e funciona com qualquer número de WhatsApp existente: pessoal ou comercial.

Opção 2: API do WhatsApp Business (WABA) 

A rota da API exige uma conta verificada no Meta Business Manager. A configuração demora mais, mas desbloqueia limites maiores de volume de mensagens, modelos de mensagem e o selo de verificação com o visto verde do WhatsApp. 

Para todos os detalhes sobre a Plataforma WhatsApp Business, consulte a documentação oficial da Meta.

Qual a sua equipe precisa?

Para a maioria das equipes, a rota por QR Code é suficiente. A Periskope suporta este método de conexão, o que significa que qualquer equipe pode configurar uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp totalmente funcional sem acesso a API, recursos técnicos ou um longo processo de verificação.

A API vale a pena quando a sua equipe envia mensagens em alto volume, precisa de modelos de mensagem ou necessita do selo verificado para passar credibilidade aos clientes.

A resposta curta: Se você usa a Periskope, não precisa da API do WhatsApp Business para começar. Você conecta o seu número existente, convida a sua equipe e entra em operação no mesmo dia.

Para um guia completo sobre como usar o WhatsApp para negócios sem acesso à API, leia este guia.

Como Configurar uma Caixa de Entrada Compartilhada do WhatsApp com a Periskope

Começar com a Periskope é simples. Sem configuração técnica. Sem API necessária. Veja como ir do zero a uma caixa de entrada compartilhada totalmente funcional para a sua equipe.

Passo 1: Crie sua conta na Periskope 

Acesse periskope.app e crie sua conta.

Passo 2: Conecte seu número de WhatsApp 

Dentro do painel, a Periskope vai pedir para você conectar um número de WhatsApp. Abra o WhatsApp no seu celular, vá em Aparelhos Conectados e escaneie o QR Code exibido na Periskope. Seu número fica conectado imediatamente.

Precisa conectar vários números? A Periskope suporta caixas de entrada com múltiplos números. Repita o processo para cada número e todos aparecem no mesmo painel.

Passo 3: Convide sua equipe 

Vá nas configurações da equipe e convide seus colegas por e-mail. Atribua a cada pessoa uma função:

• Administradores têm acesso completo a todos os números e chats conectados

• Membros têm acesso apenas aos chats e grupos atribuídos a eles

Passo 4: Configure as regras de atribuição 

Decida como as conversas recebidas são roteadas. A Periskope permite configurar:

• Atribuição manual — um gestor atribui cada conversa ao atendente certo

• Roteamento automático — as conversas são distribuídas automaticamente com base em regras que você configura

Equipes de vendas geralmente preferem assumir manualmente a partir de uma fila compartilhada. Equipes de suporte se beneficiam mais do roteamento automático.

Passo 5: Conecte suas ferramentas atuais 

A Periskope se integra com HubSpot, Freshdesk, Zoho e Google Sheets. Conecte as ferramentas que a sua equipe já usa para que o contexto das conversas flua automaticamente entre os sistemas.

Passo 6: Defina os padrões de resposta da equipe 

Defina metas de tempo de resposta. Alinhe o tom e os caminhos de escalonamento. 

O painel de analytics da Periskope rastreia tempos de resposta e sinaliza conversas sem resposta automaticamente, mas os padrões de resposta precisam ser definidos antes de a equipe entrar em operação, não depois.

Passo 7: Teste antes de ir ao ar 

Envie algumas mensagens de teste em cada número e grupo conectado. Verifique se o roteamento está funcionando, se as notificações estão chegando para as pessoas certas e se as integrações estão sincronizando corretamente.

Do cadastro até a caixa de entrada operacional, a maioria das equipes está configurada e funcionando na Periskope em um único dia útil.

Quer um guia passo a passo da configuração completa? Agende uma chamada de demo com a equipe da Periskope.

As 5 melhores ferramentas de caixa de entrada compartilhada do WhatsApp para equipes (2026)

Há várias ferramentas no mercado que oferecem funcionalidade de caixa de entrada compartilhada do WhatsApp. Aqui está um olhar honesto sobre as melhores disponíveis em 2026.

1. Periskope 

A Periskope foi criada para equipes B2B que precisam gerenciar conversas do WhatsApp em chats 1:1, grupos e múltiplos números, tudo a partir de um único painel.

A maioria das ferramentas de inbox de equipe para WhatsApp lida apenas com mensagens individuais de clientes. A Periskope vai além. Ela traz os grupos do WhatsApp para o mesmo inbox estruturado que os chats 1:1, tornando-a a escolha certa para equipes que gerenciam comunidades de clientes, grupos de parceiros, canais de onboarding ou grupos de vendas regionais ao lado das conversas regulares de suporte e vendas.

O que faz a Periskope se destacar:

• Conecta com qualquer número de WhatsApp via QR Code. Sem API necessária

• Suporte a múltiplos números — conecta vários números de WhatsApp, todos gerenciados em um só lugar

• Gerencia grupos do WhatsApp com a mesma atribuição e rastreamento dos chats 1:1

• Converte conversas em tickets e tarefas sem sair do inbox

• Integra com HubSpot, Freshdesk, Zoho, Google Sheets e Zapier

• Acesso por função para administradores e membros

• Analytics completo — tempos de resposta, mensagens sem resposta, desempenho por atendente

• Usado por mais de 5.000 empresas em mais de 50 países

Ideal para: Equipes de vendas, suporte e operações B2B que gerenciam o WhatsApp em escala, especialmente as que gerenciam grupos ativos ao lado de conversas individuais com clientes.

Se a sua equipe gerencia tanto chats 1:1 quanto grupos do WhatsApp e quer evitar a complexidade da API, a Periskope oferece a forma mais rápida de começar.

👉 Comece grátis ou agende um demo para comparar com a sua configuração atual.

2. TimelinesAI

TimelinesAI é uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp criada para equipes de vendas. Conecta sem a API do WhatsApp Business e foca em sincronizar conversas do WhatsApp diretamente com ferramentas de CRM.

• Conecta via QR Code, sem API necessária

• Sincronização com HubSpot e Pipedrive

• Caixa de entrada de equipe para conversas de vendas 1:1

• Histórico de conversas do WhatsApp registrado automaticamente nos contatos do CRM

Ideal para: Equipes de vendas que usam HubSpot ou Pipedrive.

3. Respond.io

Respond.io é uma caixa de entrada compartilhada multicanal que inclui funcionalidade de inbox de equipe para WhatsApp ao lado de outros canais de mensagens. É criada para operações de suporte maiores que precisam de automação com IA.

• Requer API do WhatsApp Business

• Roteamento e automação de conversas com IA

• Inbox multicanal cobrindo WhatsApp, e-mail, chat ao vivo e mais

• Criador de fluxo de trabalho avançado para equipes de suporte

Ideal para: Equipes de suporte grandes que precisam de automação em múltiplos canais.

4. Gallabox

Gallabox é uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp Business criada para equipes de vendas e suporte. Roda sobre a API do WhatsApp Business e combina funcionalidade de inbox multiagente com automação de chatbots e disparo em massa.

• Requer API do WhatsApp Business

• Caixa de entrada de equipe com atribuição de conversas e anotações privadas

• Chatbots com IA para respostas automáticas e qualificação de leads

• Ferramentas de disparo e campanhas de gotejamento pelo WhatsApp

• Integra com Zoho CRM, HubSpot e Zapier

Ideal para: Equipes de vendas e suporte que querem uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp combinada com automação de chatbots.

5. ControlHippo

ControlHippo é uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp Business acessível para equipes pequenas que estão começando com o gerenciamento multiagente do WhatsApp.

• Conecta sem API do WhatsApp Business

• Caixa de entrada de equipe para conversas 1:1

• Integra com Zoho CRM e Freshdesk

• Analytics básico e rastreamento de conversas

Ideal para: PMEs que buscam uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp acessível.

Comparação rápida:

Observação: Os preços são aproximados e variam conforme o plano, ciclo de cobrança e complementos.

Como a privacidade de dados e a conformidade são gerenciadas em uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp (pela Periskope)

Para equipes B2B, mover conversas com clientes para uma plataforma de terceiros levanta uma pergunta justa. Para onde vão os dados, quem pode acessá-los e como são protegidos?

Veja como a Periskope gerencia a privacidade e a segurança dos dados.

➜ Os dados são criptografados em cada etapa 

Todos os dados armazenados na Periskope são criptografados em repouso no nível do armazenamento de dados e no nível da aplicação. Os dados em trânsito são protegidos com TLS 1.3 ou superior em todas as redes. Isso se aplica a cada conversa, anotação e arquivo que passa pela plataforma.

➜ Seus dados têm backup e podem ser recuperados 

A Periskope faz backup de todos os dados usando uma abordagem point-in-time. Os backups são mantidos por sete dias, o que significa que o seu histórico de conversas está protegido contra perda acidental ou problemas no sistema.

➜ O acesso é controlado e restrito 

Nem todos dentro da Periskope podem acessar seus dados. O acesso ao banco de dados de produção é restrito. O acesso às chaves de criptografia é restrito. 

Os procedimentos de controle de acesso estão estabelecidos e os pedidos de acesso são restritos por função. O gerenciamento de logs está ativo em toda a infraestrutura.

➜ O acesso da sua equipe é baseado em função 

Dentro do seu espaço de trabalho na Periskope, os Administradores controlam quem vê o quê. Os Membros acessam apenas os chats e grupos atribuídos a eles. 

O mascaramento de número de contato está disponível para proteger a privacidade do cliente restringindo o acesso da sua equipe aos números de telefone quando necessário.

➜ Seus dados permanecem sob o seu controle 

A Periskope exclui os dados do cliente mediante solicitação. Quando uma organização sai da plataforma, os dados do cliente são excluídos.

➜ A Periskope está em conformidade com o LGPD e o GDPR 

A Periskope foi construída para estar alinhada com os padrões do LGPD e do GDPR. Os procedimentos de retenção de dados e os acordos com terceiros estão estabelecidos para apoiar os requisitos de conformidade.

Para perguntas específicas de conformidade relevantes para o seu setor, entre em contato diretamente com a equipe da Periskope em periskope.app/security.

Perguntas Frequentes

1. O uso de uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp é permitido pelo WhatsApp? 

Sim. O uso de uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp é permitido desde que a conexão entre o WhatsApp e a plataforma siga os termos e políticas oficiais do WhatsApp.

Há duas formas que as equipes geralmente usam para conectar o WhatsApp a uma caixa de entrada compartilhada:

• Aparelhos Conectados (QR Code): usando o recurso nativo de múltiplos dispositivos do WhatsApp

• API do WhatsApp Business: a integração oficial da Meta para uso empresarial

Sempre escolha uma solução que use o recurso de Aparelhos Conectados do WhatsApp ou a API oficial do WhatsApp Business para garantir que você esteja dentro das políticas de uso da plataforma.

2. Uma caixa de entrada compartilhada consegue gerenciar grupos do WhatsApp? 

Muitas plataformas focam principalmente em conversas 1:1. Ferramentas como a Periskope são projetadas para suportar tanto grupos quanto conversas individuais, com atribuição, rastreamento e analytics consistentes em ambos.

3. Quantos membros da equipe podem usar uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp? 

Depende da plataforma e do plano. A Periskope escala de equipes pequenas a operações grandes. A maioria das plataformas oferece preços por faixa com base no número de atendentes ou números conectados.

4. Toda a minha equipe pode responder a partir de um único número do WhatsApp? 

Sim. Vários membros da equipe podem visualizar, responder e gerenciar conversas a partir de um único número do WhatsApp simultaneamente.

5. Os clientes vão saber que estão falando com uma caixa de entrada compartilhada? Não. Do lado do cliente, parece uma conversa normal do WhatsApp. A atribuição, as anotações internas e a coordenação da equipe acontecem em segundo plano.

6. Posso atribuir números de WhatsApp diferentes para equipes diferentes? 

Sim. Com a caixa de entrada de múltiplos números da Periskope, você pode conectar vários números e controlar quais membros da equipe têm acesso a quais números e chats usando permissões por função.

7. Há um limite de quantos atendentes podem usar a caixa de entrada ao mesmo tempo? 

Sem limite fixo. A Periskope escala de acordo com o seu plano. Múltiplos atendentes podem estar ativos simultaneamente em todos os números e grupos conectados.

8. Posso automatizar respostas em uma caixa de entrada compartilhada do WhatsApp? 

Sim. A Periskope suporta regras de automação — você pode configurar respostas automáticas, roteamento automático e gatilhos de fluxo de trabalho com base no conteúdo da mensagem, tipo de chat ou outras condições.

9. Uma caixa de entrada de equipe no WhatsApp funciona para suporte ao cliente? 

Sim. É um dos casos de uso mais comuns. Equipes de suporte usam caixas de entrada compartilhadas para atribuir solicitações recebidas, rastrear tempos de resolução, criar tickets diretamente dos chats e integrar com helpdesks como Freshdesk e Zoho Desk.

10. Usar a Periskope afeta a criptografia de ponta a ponta do WhatsApp? 

A Periskope se conecta ao WhatsApp via o recurso de Aparelhos Conectados, da mesma forma que você adicionaria o WhatsApp Web ou outro dispositivo pessoal. 

As mensagens permanecem protegidas pela criptografia de ponta a ponta do WhatsApp. Além disso, a Periskope usa criptografia TLS 1.3 para todos os dados em trânsito.