Treebo è una catena alberghiera leader in India che collabora a stretto contatto con grandi clienti aziendali per gestire prenotazioni corporate e soggiorni lunghi in diverse città. Gran parte di questo coordinamento avviene in tempo reale tramite gruppi WhatsApp che collegano i team operativi di Treebo, gli hotel partner e i referenti dei clienti.
Con la crescita della domanda aziendale, è cresciuto anche il numero di conversazioni di prenotazione attive.
In ogni momento Treebo gestisce oltre 3.000 gruppi WhatsApp attivi legati a richieste di prenotazione in corso. Un team operativo di 25 persone gestisce queste conversazioni ogni giorno.
Prima di Periskope, il team coordinava tutto direttamente nei gruppi WhatsApp. Per non perdere messaggi, più membri del team dovevano essere aggiunti manualmente a ogni gruppo.
Con migliaia di conversazioni in contemporanea, le richieste di prenotazione importanti finivano spesso sepolte tra le notifiche ed emergevano solo più tardi come escalation via email. Non c’erano responsabili chiari per i messaggi, né un modo per monitorare i tempi di risposta, e la visibilità sulle richieste ancora in sospeso era limitata.
Con l’aumento dei volumi, le risposte mancate o in ritardo hanno iniziato a incidere sul fatturato e a creare attriti con clienti aziendali di alto valore.
"Le richieste di prenotazione importanti spesso venivano perse ed emergevano solo più tardi come escalation via email. Non avevamo responsabili chiari per le attività né un modo affidabile per monitorare i tempi di risposta."
Con Periskope, Treebo ha portato struttura e visibilità nelle operazioni su WhatsApp. Tutto il team può ora accedere e gestire tutte le conversazioni di gruppo da un’unica dashboard collegata a un solo numero, senza dover aggiungere più numeri a ogni gruppo.
Le regole di automazione trasformano i messaggi WhatsApp importanti in ticket e li assegnano automaticamente ai Key Account Manager di riferimento. Così ogni richiesta di prenotazione ha un responsabile chiaro e viene seguita fino alla chiusura.
Sono state configurate anche automazioni basate sullo SLA. Se un messaggio non riceve risposta entro 15 minuti, viene automaticamente inoltrato a un gruppo interno per un intervento più rapido. Questo crea responsabilità in tempo reale in tutto il team.
"Quello che prima era un processo manuale e ad alto rischio è ora un sistema strutturato e affidabile. Periskope ci ha aiutato a rispondere più velocemente, proteggere il fatturato e offrire un’esperienza più fluida ai nostri clienti aziendali."
Treebo gestisce ora oltre 10.000 ticket al mese direttamente dai gruppi WhatsApp, mantenendo costantemente uno SLA di risposta sotto i 15 minuti.
Il team ha piena visibilità su conversazioni, tempi di risposta e richieste in sospeso in tutti gli oltre 3.000 gruppi.
Garantendo che nessuna richiesta di prenotazione vada persa e che ogni messaggio abbia un responsabile chiaro, il team risponde più velocemente, protegge il fatturato e offre un’esperienza più fluida ai clienti aziendali, senza aumentare l’organico.
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