Treebo adalah jaringan hotel terkemuka di India yang bekerja erat dengan klien korporat besar untuk mengelola pemesanan hotel korporat dan menginap jangka panjang di berbagai kota. Sebagian besar koordinasi ini berlangsung secara real time melalui grup WhatsApp yang menghubungkan tim operasional Treebo, mitra hotel, dan perwakilan klien.
Seiring meningkatnya permintaan korporat, jumlah percakapan pemesanan yang aktif pun ikut bertambah.
Pada waktu yang sama, Treebo mengelola lebih dari 3.000 grup WhatsApp aktif yang terkait dengan kebutuhan pemesanan yang sedang berjalan. Tim operasional berisi 25 orang menangani percakapan ini setiap hari.
Sebelum Periskope, tim melakukan semua koordinasi langsung di dalam grup WhatsApp. Agar tidak ada pesan yang terlewat, beberapa anggota tim harus ditambahkan secara manual ke setiap grup.
Dengan ribuan percakapan yang berlangsung bersamaan, permintaan pemesanan penting sering tenggelam di antara notifikasi dan baru muncul belakangan sebagai eskalasi lewat email. Tidak ada kepemilikan pesan yang jelas, tidak ada cara melacak waktu respons, dan visibilitas tentang permintaan mana yang masih tertunda sangat terbatas.
Seiring bertambahnya volume, respons yang terlewat atau terlambat mulai berdampak pada pendapatan dan menimbulkan gesekan dengan klien korporat bernilai tinggi.
"Permintaan pemesanan penting sering terlewat dan baru muncul belakangan sebagai eskalasi lewat email. Kami tidak punya kepemilikan tugas yang jelas dan tidak ada cara yang andal untuk melacak waktu respons."
Dengan Periskope, Treebo menghadirkan struktur dan visibilitas pada operasional WhatsApp. Seluruh tim kini dapat mengakses dan mengelola semua percakapan grup dari satu dashboard yang terhubung ke satu nomor, sehingga tidak perlu lagi menambahkan banyak nomor ke setiap grup.
Aturan otomatisasi mengubah pesan WhatsApp penting menjadi tiket dan otomatis menugaskannya ke Key Account Manager yang relevan. Dengan begitu, setiap permintaan pemesanan memiliki penanggung jawab yang jelas dan dilacak hingga selesai.
Otomatisasi berbasis SLA juga disiapkan. Jika sebuah pesan tidak dibalas dalam 15 menit, pesan itu otomatis dieskalasi ke grup internal agar segera ditangani. Ini menciptakan akuntabilitas real time di seluruh tim.
"Proses yang dulu manual dan berisiko tinggi kini menjadi sistem yang terstruktur dan andal. Periskope membantu kami merespons lebih cepat, melindungi pendapatan, dan memberikan pengalaman yang lebih lancar bagi pelanggan korporat kami."
Treebo kini mengelola lebih dari 10.000 tiket per bulan langsung dari grup WhatsApp sambil secara konsisten menjaga SLA respons di bawah 15 menit.
Tim memiliki visibilitas penuh atas percakapan, waktu respons, dan permintaan yang belum selesai di seluruh 3.000+ grup.
Dengan memastikan tidak ada permintaan pemesanan yang terlewat dan setiap pesan memiliki penanggung jawab yang jelas, tim dapat merespons lebih cepat, melindungi pendapatan, dan memberikan pengalaman yang lebih lancar bagi klien korporat, tanpa menambah jumlah staf.
Ingin mengelola grup WhatsApp dalam skala ini?
Pesan demo untuk melihat bagaimana Periskope menghadirkan visibilitas, otomatisasi, dan akuntabilitas pada alur kerja grup WhatsApp.
Studi kasus lainnya
Asuransi
Cara Plum mengelola lebih dari 20.000 klien asuransi dan 5.000 grup korporat di WhatsApp
EdTech
Cara sebuah EdTech mengelola lebih dari 12.000 pertanyaan di lebih dari 20 nomor WhatsApp penjualan
Layanan Keuangan
