Treebo ist eine führende indische Hotelkette, die eng mit großen Unternehmenskunden zusammenarbeitet, um Firmen- und Langzeitbuchungen in verschiedenen Städten zu verwalten. Ein Großteil dieser Abstimmung läuft in Echtzeit über WhatsApp-Gruppen, die die Operations-Teams von Treebo, Partnerhotels und Ansprechpersonen auf Kundenseite verbinden.
Mit der wachsenden Nachfrage der Unternehmen stieg auch die Zahl der aktiven Buchungsgespräche.
Treebo betreut zu jedem Zeitpunkt mehr als 3.000 aktive WhatsApp-Gruppen mit laufenden Buchungsanfragen. Ein 25-köpfiges Operations-Team bearbeitet diese Gespräche täglich.
Vor Periskope lief die gesamte Abstimmung direkt in den WhatsApp-Gruppen. Damit keine Nachricht verloren ging, mussten mehrere Teammitglieder manuell zu jeder Gruppe hinzugefügt werden.
Bei Tausenden gleichzeitigen Gesprächen gingen wichtige Buchungsanfragen oft in den Benachrichtigungen unter und tauchten erst später als Eskalation per E-Mail wieder auf. Es gab keine klaren Zuständigkeiten für Nachrichten, keine Möglichkeit, Antwortzeiten zu messen, und kaum Überblick darüber, welche Anfragen noch offen waren.
Mit steigendem Volumen begannen verpasste oder verspätete Antworten den Umsatz zu belasten und Reibung mit wichtigen Unternehmenskunden zu erzeugen.
„Wichtige Buchungsanfragen wurden oft übersehen und kamen erst später als Eskalation per E-Mail zurück. Wir hatten keine klaren Zuständigkeiten für Aufgaben und keine verlässliche Möglichkeit, Antwortzeiten zu messen.“
Mit Periskope brachte Treebo Struktur und Transparenz in seine WhatsApp-Abläufe. Das gesamte Team kann jetzt alle Gruppengespräche über ein einziges Dashboard mit einer einzigen Nummer abrufen und bearbeiten – ohne mehrere Nummern zu jeder Gruppe hinzufügen zu müssen.
Automatisierungsregeln wandeln wichtige WhatsApp-Nachrichten in Tickets um und weisen sie automatisch den zuständigen Key Account Managern zu. So hat jede Buchungsanfrage eine klare Zuständigkeit und wird bis zum Abschluss verfolgt.
Zusätzlich wurden SLA-basierte Automatisierungen eingerichtet. Wird eine Nachricht nicht innerhalb von 15 Minuten beantwortet, wird sie automatisch an eine interne Gruppe eskaliert, damit schneller eingegriffen werden kann. Das schafft Verantwortlichkeit in Echtzeit im gesamten Team.
„Was früher ein riskanter, manueller Prozess war, ist jetzt ein strukturiertes und verlässliches System. Periskope hat uns geholfen, schneller zu antworten, Umsatz zu sichern und unseren Unternehmenskunden ein reibungsloseres Erlebnis zu bieten.“
Treebo bearbeitet jetzt mehr als 10.000 Tickets pro Monat direkt aus WhatsApp-Gruppen und hält dabei durchgehend ein Antwort-SLA unter 15 Minuten ein.
Das Team hat volle Transparenz über Gespräche, Antwortzeiten und offene Anfragen in allen über 3.000 Gruppen.
Weil keine Buchungsanfrage mehr verloren geht und jede Nachricht eine klare Zuständigkeit hat, kann das Team schneller antworten, Umsatz sichern und Unternehmenskunden ein reibungsloseres Erlebnis bieten – ohne zusätzliches Personal.
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