Eine führende Bildungsberatung hilft Studierenden, Zulassungen an Spitzenhochschulen weltweit zu erhalten, vor allem in den USA. Bei 10.000 bis 12.000 Anfragen pro Jahr hatte das Unternehmen Mühe, die WhatsApp-Gespräche in Vertrieb, Kundensupport und Mentoring zu steuern.
Die Gespräche verteilten sich auf die privaten WhatsApp-Konten der Vertriebsteams, sodass die Geschäftsführung Anfragen kaum nachverfolgen und keine einheitlichen Antworten sicherstellen konnte. Fehlende Transparenz und die manuelle Bearbeitung von Nachrichten führten zu Verzögerungen und Ineffizienzen, besonders bei der zeitnahen Unterstützung der Studierenden.
Das Unternehmen verband sein CRM mit Periskope, um Nachrichten in Gruppen und Einzelchats mit Studierenden zu automatisieren und mehrere WhatsApp-Vertriebsnummern im Blick zu behalten.
WhatsApp-Posteingang für mehrere Nummern: Periskope führte die WhatsApp-Nummern der Vertriebs- und Mentoring-Teams auf einer Plattform zusammen und gab der Geschäftsführung volle Transparenz und Nachverfolgung der Kommunikation in Einzel- und Gruppenchats.
Automatisierte Nachrichten: Durch die Anbindung des CRM an Periskope automatisierte das Unternehmen Kontakt- und Nachfassnachrichten in verschiedenen Phasen (z. B. Prüfung und Einreichung der Bewerbung). Sobald sich der Status eines Leads im CRM änderte, wurden automatische Nachrichten ausgelöst, die die Studierenden über die nächsten Schritte informierten – manuelles Nachfassen entfiel.
Maskierte Nummern für den Datenschutz: Mentorinnen und Mentoren kommunizierten über Periskope mit den Studierenden, deren Telefonnummern maskiert wurden, um die Privatsphäre zu schützen, ohne die Kommunikation zu beeinträchtigen.
Transparenz und Kontrolle: Die Geschäftsführung erhielt Echtzeit-Zugriff auf alle Gespräche, kann Mentoren bestimmten Studierendengruppen zuweisen, ihre Leistung verfolgen und wichtige Kennzahlen wie Antwortzeiten und offene Tickets überwachen.
Durch die Bündelung der WhatsApp-Nummern aller Teammitglieder und die vollständige Integration von WhatsApp in das CRM ist das Unternehmen auf dem Weg, sein Volumen an Vertriebsanfragen in diesem Quartal zu verdoppeln – und automatisiert dabei 20.000 Nachrichten pro Monat in WhatsApp-Gruppen und Einzelchats mit Studierenden.
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