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Wie Indiens größtes PropTech über 5.000 WhatsApp-Gruppen mit Periskope verwaltet

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5.000+

WhatsApp-Gruppen, verwaltet von über 50 Mitarbeitenden über eine verbundene Nummer

75 %

Kürzere Antwortzeiten auf Käuferanfragen

32 %

Mehr automatisiert gebuchte Besichtigungen durch Käufer

Die Herausforderung

Fehlende Transparenz und Kontrolle über mehr als 5.000 WhatsApp-Kundengruppen – ohne Möglichkeit, Anfragen durchgängig zu verfolgen

Indiens größtes PropTech-Unternehmen stand vor einer großen Herausforderung: Besichtigungstermine in über 5.000 WhatsApp-Gruppen mit vielen Beteiligten zu koordinieren, darunter Logistikteams vor Ort, Bauträger, Vertriebsmitarbeitende und das Marketing.

Jeder Schritt – von der Benachrichtigung des Bauträgers über einen anstehenden Termin bis zur Bestätigung, dass die Besichtigung stattgefunden hat – wurde manuell in diesen WhatsApp-Gruppen erledigt. Das führte zu Ineffizienzen: Die Logistikverantwortlichen hatten Mühe, offene Aufgaben im Blick zu behalten, und den zentralen Teams fehlte der Überblick über Status und Gesamtleistung.

Die Lösung

Eine zentrale Plattform, mit der über 50 Mitarbeitende WhatsApp-Gruppen im großen Maßstab verwalten – mit automatisierten Nachrichten und Ticketerstellung

Auf der Suche nach einer Lösung, die die Kommunikation vereinfacht und gleichzeitig die Kontrolle bewahrt, entschied sich das Team für Periskope. Mit Periskope erreichte es:

Multi-Agent-Verwaltung von WhatsApp-Gruppen: Über 50 Mitarbeitende verwalten mehr als 5.000 WhatsApp-Gruppen mit nur einer verbundenen Nummer. Sie melden sich einfach per E-Mail an und sehen und beantworten WhatsApp-Nachrichten in Gruppen und Einzelchats.
Automatische Ticketerstellung aus WhatsApp-Nachrichten: Das Team wandelt Kundenanfragen aus WhatsApp-Gruppen und -Chats mühelos in nachverfolgbare Aufgaben um, die zugewiesen und bis zum Abschluss bearbeitet werden.
Automatisierte Nachrichtenabläufe: Tausende tägliche Nachrichten laufen automatisiert, etwa die Benachrichtigung von Bauträgern über anstehende Besichtigungen und die Bestätigung nach jedem Termin.
Mehr Transparenz und Kontrolle: Voller Überblick über wichtige Team-Kennzahlen wie Antwortquoten, durchschnittliche Antwortzeiten und offene Anfragen.

Die Wirkung

75 % kürzere Antwortzeiten und 32 % mehr Besichtigungen durch Käufer

Durch die vereinfachte Kommunikation auf WhatsApp senkte das Team die Antwortzeiten auf Anfragen um 75 % und steigerte die Besichtigungen durch Käufer um 32 %. Die Plattform ermöglichte es den Mitarbeitenden außerdem, sich statt Routineaufgaben in der Verwaltung stärker auf wertvolle Kundengespräche zu konzentrieren, was die Produktivität insgesamt deutlich erhöhte.